SharePoint est la plateforme de collaboration de Microsoft, similaire à Google Drive, mais bien plus encore. C’est un endroit où les membres d’une équipe peuvent communiquer, échanger des données et travailler ensemble ; un référentiel de fichiers partagés, un blog, un système de gestion de contenu Web et un intranet.
Les informations et instructions contenues dans cet article s’appliquent à SharePoint Online, SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Foundation 2013, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Foundation 2010 et SharePoint Server 2010.
SharePoint, un lecteur de fichiers amélioré
Il y a quelques années, la collaboration Microsoft de pointe comportait deux composants : Exchange, qui alimentait la messagerie électronique et les calendriers partagés, et les lecteurs de fichiers réseau. Ces lecteurs, dont vous vous souvenez peut-être qu’ils portaient des lettres telles que « S » et « X », contenaient des fichiers auxquels toute votre équipe pouvait accéder, mais qu’une seule personne pouvait modifier à la fois.
Pour contourner ce problème, vous pouviez les copier sur votre ordinateur local et les modifier à cet endroit. Cela pouvait parfois entraîner une certaine confusion, de nombreuses écrasements et des noms de fichiers énigmatiques.
Microsoft a créé SharePoint, qui offre quelques avantages :
Le versionnage des fichiers : Cela signifie que vous pouvez avoir un seul fichier "Notre rapport important.doc". SharePoint gère la "révision 1", la "révision 2", etc. Il offrait même une fonction de commentaire, afin que vous puissiez décrire les modifications apportées par cette révision, par exemple "ceci contient les commentaires d'Aaron".
Check-in/Check-out : La possibilité pour un utilisateur de verrouiller un fichier contre les modifications par un autre utilisateur. Si quelqu'un tente d'accéder à un fichier qu'un autre utilisateur a extrait, SharePoint l'invite à le télécharger localement, mais l'avertit également que toute modification apportée peut être désynchronisée par rapport à ce que fait l'utilisateur actuel. Cela permettait d'établir un flux de travail simple où au moins une personne devait attendre que l'autre ait terminé. Les versions plus récentes proposent même d'avertir une personne lorsque le fichier est libéré.
Indexation et recherche puissantes : cette fonctionnalité est devenue la pierre angulaire de l'entreprise lorsque le monde s'est habitué à tout googler. Fini le temps où vous deviez fouiller dans une douzaine de niveaux de dossiers en espérant vous en souvenir correctement.
Une interface Web : Associée à l'amélioration de la recherche, SharePoint est devenu un guichet unique pour la collaboration sur le contenu de l'entreprise.
Intégration avec les applications Windows : La possibilité d'obtenir un fichier à partir de SharePoint à l'aide des boîtes de dialogue Fichier > Ouvrir présentes dans les programmes Windows tels que Microsoft Office.Dans un geste astucieux, Microsoft a également conservé l’ancien concept de lecteur de fichiers, ce qui signifie que vous pouvez ouvrir un fichier Excel à partir de votre lecteur « X », le modifier, puis l’enregistrer, comme auparavant.
Toutefois, en arrière-plan, SharePoint extrait le fichier pour vous, puis le réenregistre et le versionne pour vous. Ces fonctionnalités existent toujours et fonctionnent bien, mais SharePoint est aujourd’hui plus qu’un simple lecteur de fichiers sophistiqué.
Microsoft 365 et la plate-forme de collaboration SharePoint
Pendant que Google, Apple, DropBox et d’autres amélioraient les capacités de leurs services en nuage, Microsoft travaillait sur les siennes. Un nouveau service de partage de fichiers appelé SkyDrive (devenu OneDrive) a pris le relais du simple partage de fichiers. C’est ainsi que SharePoint est devenu un composant important du produit 365 de Microsoft, qui associe la collaboration en nuage à l’accès par abonnement à Office.
SharePoint est une plateforme de contenu Web, mais pas précisément le WordPress ou le Squarespace que vous associez probablement à ce terme. Vous pouvez utiliser SharePoint pour créer des pages et les publier sous la forme d’un site Web, mais vous pouvez également créer un site pour l’équipe d’un département, puis y déposer des Web Parts qui peuvent inclure un blog avec des annonces, une liste des membres de l’équipe à partir d’Exchange, une bibliothèque de documents et une grille de données pilotée par un classeur Excel.
En tant que CMS public, il était adéquat, mais en tant qu’intranet pouvant afficher des bribes de données d’entreprise, il était plutôt cool.
Qu’est-ce que SharePoint aujourd’hui ?
Le SharePoint d’aujourd’hui s’appuie sur ses points forts et est compatible avec Windows, macOS, Android, iOS et les navigateurs Web. Il conserve le même concept de site, mais les versions récentes ont introduit la possibilité d’ajouter des applications à ce site. Les développeurs tiers disposent même d’une place de marché sur laquelle ils peuvent proposer les leurs.
Ajout d’applications à une version moderne de SharePoint
SharePoint est comme une base de départ pour votre équipe, où vous pouvez rassembler des fichiers, des discussions, des annonces et toute autre forme de collaboration que vous pouvez imaginer.
Conseils pour l’utilisation de SharePoint
SharePoint est disponible dans le cadre de Microsoft 365, mais uniquement pour les comptes professionnels. Cela dit, ces comptes peuvent être obtenus à partir de 5 dollars par mois.
Le concept central de SharePoint est un site. Vous devez d'abord configurer un site, puis vous pouvez y ajouter du contenu ou des widgets.
Alors que SharePoint était auparavant un CMS semblable à WordPress, dans lequel vous saisissiez du contenu qui était ensuite publié sur un site Web public, la version Microsoft 365 est plus souvent utilisée comme espace de collaboration.