Google Agenda est un agenda Web et mobile gratuit qui vous permet de suivre vos propres événements et de partager vos agendas avec d’autres personnes. C’est l’outil idéal pour gérer les emplois du temps personnels et professionnels. Il est à la fois simple à utiliser et très puissant.
Si vous avez un compte Google, vous avez accès à Google Agenda. Il vous suffit de vous rendre sur calendar.google.com ou d’ouvrir l’application Agenda sur votre téléphone Android pour l’utiliser.
L’interface Web de Google Calendar
L’interface de Google Agenda est conforme à ce que l’on peut attendre de Google. Elle est simple, avec les couleurs bleu et jaune pastel caractéristiques de Google, mais elle cache de nombreuses fonctionnalités puissantes.
Vous pouvez accéder rapidement à différentes sections de votre agenda en sélectionnant une date. Dans le coin supérieur droit, des onglets permettent de basculer entre les vues jour, semaine, mois, quatre prochains jours et agenda. La zone principale affiche la vue actuelle.
La partie supérieure de l’écran comporte des liens vers d’autres services Google auxquels vous vous êtes inscrit. Vous pouvez ainsi programmer un événement et consulter la feuille de calcul correspondante dans Google Drive ou envoyer rapidement un e-mail depuis Gmail.
Le côté gauche de l’écran vous permet de gérer les agendas et les contacts partagés, et le haut de l’écran offre une recherche Google de vos agendas, de sorte que vous pouvez trouver rapidement des événements par recherche de mots clés.
COMMENT CRÉER UN NOUVEL GOOGLE CALENDAR
Ajout d’événements à Google Calendar
Pour ajouter un événement, comme un anniversaire, il suffit de sélectionner un jour en vue mensuelle ou une heure en vue journalière ou hebdomadaire. Une boîte de dialogue indique le jour ou l’heure et vous permet de programmer rapidement l’événement. Vous pouvez également sélectionner le lien « Plus de détails » et ajouter d’autres détails. Vous pouvez également ajouter des événements à partir de liens textuels situés sur la gauche.
Vous pouvez également importer un calendrier entier rempli d’événements en une seule fois à partir de votre calendrier Outlook, iCal ou Yahoo ! Google Agenda ne se synchronise pas directement avec des logiciels comme Outlook ou iCal, vous devrez donc continuer à importer des événements si vous utilisez les deux outils. C’est regrettable, mais il existe des outils tiers qui permettent la synchronisation entre les deux agendas.
Plusieurs agendas dans Google Calendar
Plutôt que de créer des catégories pour les événements, vous pouvez créer plusieurs agendas. Chaque agenda est accessible à partir de l’interface commune, mais chacun peut avoir des paramètres de gestion différents. Ainsi, vous pouvez créer un agenda pour le travail, un agenda pour la maison et un agenda pour votre club de bridge local sans que ces univers n’entrent en collision.
Les événements de tous vos calendriers visibles s’afficheront dans la vue principale du calendrier. Vous pouvez toutefois leur attribuer un code couleur pour éviter toute confusion.
Partage des agendas Google
C’est là que Google Agenda se distingue. Vous pouvez partager votre agenda avec d’autres personnes, et Google vous donne un grand contrôle sur ce point.
Vous pouvez rendre les agendas entièrement publics. Cela convient parfaitement aux organisations ou aux établissements d’enseignement. N’importe qui peut ajouter un agenda public à son propre agenda et afficher toutes les dates qu’il contient.
Vous pouvez partager des agendas avec des personnes spécifiques, telles que des amis, des membres de la famille ou des collègues de travail. C’est plus facile si vous utilisez Gmail, car Gmail complète automatiquement l’adresse électronique des contacts à mesure que vous la tapez. Cependant, il n’est pas nécessaire d’avoir une adresse Gmail pour envoyer des invitations.
Vous pouvez choisir de partager uniquement les moments où vous êtes occupé, de partager l’accès en lecture seule aux détails des événements, de partager la possibilité de modifier les événements de votre agenda ou de partager la possibilité de gérer votre agenda et d’inviter d’autres personnes.
Cela signifie que votre patron peut avoir accès à votre agenda professionnel, mais pas à votre agenda personnel. Ou peut-être que les membres du club de bridge peuvent voir et modifier les dates du bridge, et qu’ils peuvent savoir quand vous êtes occupé sur votre agenda personnel sans en voir les détails.
Rappels de l’agenda Google
L’un des problèmes d’un agenda Internet est qu’il se trouve sur le Web et que vous êtes peut-être trop occupé pour le consulter. Google Agenda peut vous envoyer des rappels d’événements. Vous pouvez recevoir des rappels sous forme d’e-mails ou même de messages texte sur votre téléphone portable.
Lorsque vous programmez des événements, vous pouvez envoyer un e-mail aux participants pour les inviter à y assister, comme vous le faites avec Microsoft Outlook. L’e-mail contient l’événement au format .ics, afin qu’ils puissent importer les détails dans iCal, Outlook ou d’autres outils de calendrier.
Google Calendar sur votre téléphone
Si vous disposez d’un téléphone portable compatible, vous pouvez afficher les agendas et même ajouter des événements depuis votre téléphone portable. Cela signifie que vous n’avez pas besoin d’emporter un agenda séparé pour les événements qui se trouvent à portée de votre téléphone portable. L’interface permettant de visualiser et d’interagir avec les événements du calendrier sur votre téléphone Android est différente de celle du Web, mais elle doit l’être.
Lorsque vous utilisez votre téléphone, vous pouvez également planifier des événements en utilisant Google Now.
Intégration avec d’autres services
Les messages Gmail détectent les événements dans les messages et proposent de programmer ces événements sur Google Agenda.
Avec un peu de savoir-faire technique, vous pouvez publier des calendriers publics sur votre site Web, de sorte que même les personnes ne disposant pas de Google Agenda puissent lire vos événements. Google Agenda est également disponible dans le cadre de Google Apps for Business.
Si vous n’utilisez pas Google Agenda, vous devriez probablement le faire. Google a manifestement accordé beaucoup d’attention à Google Agenda, qui se comporte comme un outil écrit par des personnes qui l’utilisent réellement. Cet agenda rend la planification des tâches si facile que vous vous demanderez ce que vous avez fait sans lui.