Vous avez probablement vu une signature d’e-mail qui était simplement un nom et une autre qui comprend des lignes de détails, des liens et des images. Laquelle est la meilleure ? Laquelle est la plus efficace ? Nous allons vous aider à décider quelles informations vous devriez mettre dans une signature de courriel.
Tout dépend de l’usage que vous ferez de la signature
Pour commencer, demandez-vous à quoi servira votre signature. S’agit-il d’une signature professionnelle pour votre entreprise ou d’une signature personnelle ? Utiliserez-vous la signature par défaut pour tous les courriels ou seulement pour certains ? Prévoyez-vous d’inclure la signature dans les courriels internes et externes ?
La plupart des personnes qui créent et utilisent une signature électronique le font pour des raisons professionnelles. Vous pouvez également utiliser une signature si vous êtes un étudiant ou un demandeur d’emploi. Dans cette optique, les détails que vous incluez peuvent dépendre de votre secteur d’activité, de votre profession ou de votre intention.
En outre, si vous prévoyez d’utiliser une signature pour tous les messages électroniques que vous envoyez, les détails que vous incluez peuvent différer pour les messages externes et internes (au sein de votre organisation). Dans ce cas, vous pouvez envisager de configurer plusieurs signatures et d’utiliser celle dont vous avez besoin à un moment donné.
Jetons un coup d’œil aux éléments de base que toute signature doit inclure, aux éléments facultatifs que vous pouvez ajouter et aux détails que vous devez laisser de côté dans votre signature de courriel.
Faut-il s’embêter avec une signature de courriel ?
Ce que vous devez inclure dans une signature
Voici les détails essentiels que vous devez inclure dans votre signature.
Détails de base de la signature de courriel
Nom complet : vous devez au moins indiquer votre nom complet (prénom et nom) dans votre signature électronique. Si vous n’utilisez probablement votre prénom que pour les e-mails personnels, vous devez utiliser votre nom complet pour les e-mails professionnels.
Titre ou fonction : Lorsque vous envoyez un courriel à une nouvelle personne, partez du principe qu’elle ne sait rien de vous. Elle connaît votre nom et votre entreprise (ci-dessous), mais elle voudra probablement connaître votre position dans l’entreprise.
Nom de la société : là encore, comme la plupart des signatures sont utilisées à des fins professionnelles, vous devez inclure le nom de votre société en dessous ou sur la même ligne que votre titre ou votre fonction.
Numéro de téléphone : Bien que le courrier électronique soit une bonne forme de communication, un appel téléphonique est souvent nécessaire. Si le destinataire de votre courriel souhaite discuter du sujet de vive voix, vous devez lui fournir votre numéro de téléphone et, le cas échéant, votre indicatif de pays et votre poste.
Si vous créez une signature électronique distincte pour les communications internes et externes, vous pouvez simplement inclure votre poste plutôt qu’un numéro de téléphone complet. Cette solution est particulièrement acceptable si tous les appels sont acheminés par la même ligne principale.
Détails de la signature électronique de base utilisant une extension de téléphone
Ce que vous pouvez inclure dans une signature
En fonction de votre profession, de votre organisation ou de l’objectif de votre signature, voici plusieurs détails que vous pouvez inclure.
Site Web de l’entreprise : Nombreux sont ceux qui considèrent qu’il s’agit d’un élément de base que toutes les signatures devraient inclure. Cependant, il s’agit simplement d’une option que vous pouvez ajouter. Si c’est le cas, mettez l’URL en lien afin que votre destinataire puisse le visiter d’un simple clic.
Adresse postale ou physique de l’entreprise : Si vous travaillez pour une organisation qui possède différents sites, par exemple dans plusieurs États, régions ou pays, vous pouvez inclure l’adresse de l’entreprise pour que le destinataire puisse s’y référer.
Adresse électronique : Nombreux sont ceux qui pensent que votre adresse électronique n’est pas nécessaire dans la signature, car elle se trouve dans l’en-tête de l’e-mail. Cependant, il existe des applications de messagerie qui n’affichent que le nom, notamment lors de la réponse.
Photo : Si vous voulez ajouter une touche personnelle, vous pouvez inclure une photo de vous. Si vous décidez d’inclure une photo, assurez-vous qu’il s’agit d’une photo de tête professionnelle et non d’un simple selfie ou d’une caricature.
Logo de l’entreprise : Pour représenter la marque de votre entreprise, pensez à ajouter votre logo à la signature. Il peut être bénéfique pour votre destinataire de voir le design, ce qui le rend facile à retenir d’un coup d’œil. Pensez à certains des logos les plus connus qui rendent ces marques rapidement identifiables.
Couleur : si vous décidez de ne pas inclure le logo de votre entreprise, pensez à ajouter une petite touche de couleur aux couleurs de votre entreprise. Vous pouvez utiliser la couleur simplement pour les accents, les liens ou les lignes, mais gardez un minimum d’une ou deux couleurs.
Liens vers les médias sociaux : Pour permettre à votre destinataire de se connecter rapidement, vous pouvez inclure des liens ou des icônes vers des sites de médias sociaux comme Facebook, Twitter ou Instagram. Cela est particulièrement utile si vous utilisez la signature pour vous-même en tant que freelance, entrepreneur ou demandeur d’emploi plutôt que pour une entreprise.
Avis de non-responsabilité : de nombreuses entreprises exigent un avis de non-responsabilité concernant la confidentialité et le partage au bas de la signature d’un courriel pour les messages externes. Si vous pensez que c’est le cas, demandez à votre supérieur hiérarchique ou à votre directeur de vous indiquer le libellé.
Ce que vous ne devez pas inclure dans une signature
Si vous n’êtes pas sûr de devoir inclure dans votre signature électronique un élément qui ne figure pas dans la liste ci-dessus, voici quelques éléments à éviter.
Signature de courriel trop longue et contenant une citation
Informations personnelles : N’incluez pas de détails personnels dans une signature professionnelle. Par exemple, évitez d’ajouter votre numéro de téléphone portable personnel ou votre adresse personnelle, à moins que vous ne souhaitiez que votre destinataire l’ait et l’utilise éventuellement.
Citations inspirantes : Si les citations peuvent convenir aux signatures de courriel personnelles, elles sont des distractions inutiles dans les signatures professionnelles et ne font que prendre de la place.
Signature en image : Vous trouverez peut-être des signatures de courriel attrayantes qui sont en fait des images plutôt que du texte. Ces signatures sont généralement très jolies, mais elles ne sont pas pratiques pour les personnes qui utilisent des lecteurs d’écran ou une fonction de lecture à haute voix. Si vous décidez d’utiliser une image pour votre signature, veillez à inclure un texte alternatif.
Texte alternatif pour une signature image
Autres conseils pour les signatures de courriel
En ce qui concerne la conception de signatures d’e-mails, vous trouverez de nombreux exemples, générateurs de signatures et modèles pour vous aider. Consultez également notre mode d’emploi pour les modèles de signature électronique d’Outlook.
Soyez bref. Il est recommandé que votre signature électronique ne dépasse pas quatre ou cinq lignes. Si elle est trop détaillée, votre destinataire mettra du temps à trouver l’information dont il a besoin. De plus, elle peut prendre beaucoup de place sur les téléphones portables, comme le montre l’illustration ci-dessous.
Signature mobile trop longue
En outre, utilisez des polices faciles à lire et n’en faites pas trop avec trop de styles ou de tailles de police, de couleurs, d’images ou de liens vers des médias sociaux différents. Voir la première capture d’écran dans la section « Ce qu’il ne faut pas inclure » ci-dessus.
Que vous créiez une seule signature d’e-mail ou plusieurs pour différents types de messages, veillez à inclure d’abord les informations les plus importantes, puis les détails bénéfiques.