Microsoft Teams devient rapidement un outil de collaboration, de partage de fichiers et de chat vidéo dans de nombreuses organisations.
Toutefois, cette commodité s’accompagne d’une question de confidentialité, à savoir : « Que peut voir mon employé sur Microsoft Teams ? De nombreux employés se demandent ce que révèle le partage de l’accès avec leur employeur et quels sont les risques associés à la collaboration à ce niveau.
Qu’est-ce que Microsoft Teams ?
Microsoft Teams est un espace de travail numérique qui permet aux équipes de collaborer plus efficacement. Que vous fassiez partie d’une équipe de vente, d’une équipe marketing, d’une équipe financière ou de toute autre équipe au sein d’une organisation, Microsoft Teams peut vous aider à travailler plus efficacement.
Vous pouvez créer des canaux pour discuter de sujets spécifiques, partager des fichiers, collaborer sur des documents et même faire du chat vidéo avec d’autres personnes depuis votre ordinateur de bureau, votre ordinateur portable ou votre appareil mobile.
Microsoft Teams est accessible où que vous soyez.
En outre, vous pouvez créer des onglets de bureau pour des discussions ou des fichiers spécifiques dans la version de bureau. Les fonctionnalités supplémentaires et l’accessibilité ont fait de Microsoft Teams l’espace de travail privilégié des organisations du monde entier.
Selon les chiffres fournis par Microsoft en avril, Teams, introduit en 2017 en tant que concurrent de Slack, a vu son utilisation monter en flèche pour atteindre 75 millions d’utilisateurs actifs quotidiens au cours du COVID-19. La firme a surnommé Teams comme ayant connu la croissance la plus rapide des apps professionnelles.
Depuis son introduction, Teams a gagné en attention en tant qu’élément crucial de la productivité bureautique et de la stratégie de collaboration de Microsoft, alimentée par le désir de connexion travail-domicile.
Comme l’explique Raul Castanon, analyste principal chez 451 Research, « Teams s’est imposé comme un élément phare de la stratégie de Microsoft en matière de productivité bureautique et de collaboration : « Teams s’est imposé comme un produit phare plutôt que comme un complément intégré à une suite de productivité plus vaste.
Mais même cette solution vedette présente des problèmes. L’un d’entre eux est le degré de sécurité des informations contenues dans la plateforme – non seulement pour les personnes extérieures, mais aussi pour les employeurs.
À quel type de données votre employeur peut-il accéder sur Teams ?
Comprenez bien : La plateforme SharePoint est la base de Teams. Cela signifie que votre employeur peut accéder à un large éventail de données à partir de la plateforme, y compris des informations sur les chats, la disponibilité et l’activité.
En fait, votre patron obtient des informations sur la fréquence de vos réunions, de vos appels ou de votre occupation. Il peut ainsi créer des rapports sur la productivité et donner un aperçu de l’efficacité avec laquelle les membres de l’équipe travaillent ensemble.
Votre employeur peut également utiliser l’API graphique pour extraire les données des conversations individuelles ou des canaux d’équipe spécifiques. Il peut ainsi consulter le journal de discussion de n’importe quel membre de l’équipe, quelle que soit la personne avec laquelle il communique.
Ils peuvent voir quand vous étiez disponible, combien de fois vous étiez en ligne alors que vous n’étiez pas au bureau ou que vous étiez connecté à des équipes, et consulter des rapports sur tout cela.
Outre les discussions et les activités, votre employeur peut voir les fichiers et les documents sur lesquels vous travaillez dans Teams. Cela inclut tous les fichiers que vous avez partagés avec l’équipe ou avec des membres spécifiques de l’équipe.
Il peut également voir vos commentaires sur ces fichiers et lorsqu’un membre de l’équipe partage un fichier avec d’autres membres de l’équipe. Ils savent que vous êtes en train de téléphoner pendant une heure à quelqu’un. Vous avez participé à l’appel en utilisant votre webcam ou en utilisant l’audio ? Ils le savent.
Heureusement, ils ne peuvent pas écouter vos appels ni enregistrer le son.
Si votre employeur peut consulter de nombreuses données dans Teams, il ne peut pas tout voir. Par exemple, il ne peut pas voir le contenu de vos discussions ou de vos messages directs avec d’autres membres de l’équipe. Il ne peut pas non plus voir le contenu de vos courriels ou messages envoyés en dehors de Teams.
Comment Microsoft Teams stocke-t-il les données ?
Microsoft Teams stocke les données en fonction du type de données et de l’emplacement de l’utilisateur :
- Messages de chat et de canal : Ils sont stockés dans le service en nuage de Microsoft, Azure.
- Fichiers et documents : Ils sont stockés dans SharePoint ou OneDrive, en fonction des paramètres de l’équipe.
- Réunions : Elles sont stockées dans le nuage et sont accessibles via l’application Teams ou sur le web.
- Enregistrements vocaux et vidéo : Ils sont stockés dans le nuage et sont accessibles via l’application Teams ou sur le web.
- Données de l’utilisateur : Les informations telles que le profil de l’utilisateur, les contacts et les paramètres sont stockées dans Azure Active Directory.
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Comment préserver votre vie privée lorsque vous utilisez Microsoft Teams ?
Le respect de la vie privée lors de l’utilisation de Microsoft Teams est essentiel pour protéger les informations personnelles et garantir la confidentialité de vos conversations et de vos fichiers.
Voici quelques conseils pour vous aider à préserver votre vie privée lorsque vous utilisez la plateforme :
- Faites attention à ce que vous partagez : Lorsque vous partagez des fichiers ou des documents dans Teams, ne partagez que ce qui est nécessaire au projet ou à la tâche. Évitez de partager des informations sensibles ou des données personnelles.
- Utilisez les messages directs et les discussions privées : Si vous avez besoin d’une conversation privée avec un membre de l’équipe, utilisez la fonction de message direct ou de chat à distance dans Teams. Ces conversations ne sont pas visibles par les autres membres de l’équipe ou par votre patron.
- Utilisez la fonction « Ne pas déranger » : Lorsque vous n’êtes pas disponible pour répondre aux appels ou aux messages, utilisez la fonction « Ne pas déranger » pour empêcher les notifications d’interrompre votre travail ou votre temps personnel.
- Contrôlez vos paramètres vidéo et audio : Teams vous permet de contrôler vos paramètres vidéo et audio pendant les appels. Vous pouvez désactiver votre caméra ou votre microphone pendant un appel ou une réunion pour éviter d’être vu ou entendu.
- Utilisez la fonction « Hors du bureau » : Lorsque vous n’êtes pas au bureau, utilisez la fonction « Hors du bureau » pour indiquer aux autres que vous n’êtes pas disponible. Vous éviterez ainsi que des appels et des messages ne vous parviennent pendant votre absence.
- Faites attention aux données collectées : Soyez attentif aux données collectées par Teams sur vous et votre activité. Passez en revue vos paramètres de confidentialité et ajustez-les si nécessaire.
- Utilisez le cryptage : Utilisez le cryptage pour protéger vos fichiers et vos données contre tout accès non autorisé.
En résumé
L’utilisation de Microsoft Teams va continuer à se répandre dans les startups et les organisations du monde entier. En principe, votre employeur peut voir presque tout ce que vous faites sur Microsoft Teams, car c’est la propriété de l’entreprise.
La plupart des actions que vous effectuez sur la plateforme sont enregistrées et votre employeur peut y accéder s’il a une raison valable.
Toutefois, votre employeur ne peut pas accéder à votre activité à sa guise. Il doit d’abord avoir une raison valable et collaborer avec les services des ressources humaines, de la sécurité et des technologies de l’information pour accéder aux données des employés.
Il est toujours bon de collaborer de manière transparente avec votre équipe tout en gardant vos données sensibles ultra-sécurisées et en évitant d’avoir des conversations personnelles dans Microsoft Teams.