La capacité à rédiger des e-mails clairs, conviviaux et professionnels est une compétence fondamentale
pour votre carrière. Commencer et terminer vos e-mails correctement peut vous aider à établir des relations et à accomplir votre travail.
Dans cet article, nous allons voir comment commencer un e-mail, avec des conseils et plusieurs amorces d’e-mail que vous pourrez utiliser dans votre prochaine correspondance.
Pourquoi il est important de bien commencer ses e-mails
L’e-mail est une forme de communication importante, au même titre que les appels téléphoniques et les vidéoconférences. Vous devez considérer chaque e-mail comme une occasion de développer un respect mutuel avec vos collègues. En rédigeant un excellent début d’e-mail, vous avez plus de chances de faire une première impression positive. Une telle impression peut encourager votre public à lire le message complet de votre e-mail et à prendre les mesures nécessaires.
Salutations par courriel
Comment commencer un e-mail
Il existe quelques bonnes pratiques clés à garder à l’esprit lorsque vous composez le début de votre e-mail :
Épellez correctement tous les noms que vous utilisez. Une mauvaise orthographe du nom de votre destinataire peut lui donner l'impression d'un manque de respect. Si vous n'avez pas pris le temps d'apprendre son nom, il est peu probable qu'il croie que vous avez prêté attention à d'autres détails importants. Pour que l'ensemble de votre message soit lu avec attention et pour établir des relations avec vos destinataires, veillez à orthographier correctement leur nom. Si vous avez déjà échangé des courriels avec eux, leur nom figure probablement déjà dans leur courriel et/ou leur signature. Si ce n'est pas le cas, faites un peu de recherche pour vous assurer que vous avez bien orthographié leur nom.
Restez professionnel. Il peut être tentant de paraître amical ou enthousiaste dans un courriel en utilisant une formule de salutation amusante, un visage souriant ou des points d'exclamation. Gardez à l'esprit qu'il est toujours préférable d'opter pour le côté professionnel et minimal.
Connaissez votre public. Vous devez adapter votre message d'accueil à votre public. Si vous connaissez bien le ou les destinataires, il peut être approprié d'utiliser une formule de salutation plus décontractée. Votre salutation peut également changer si vous vous adressez à une seule personne, à quelques personnes ou à de nombreuses personnes. Veillez à ce que votre formule de salutation corresponde aux personnes auxquelles vous écrivez.Ce qu’il faut inclure au début de vos e-mails
Le début de votre e-mail doit contenir les éléments suivants :
Salutation
Pour commencer un e-mail, vous devez commencer par une salutation. Vous pouvez le faire de différentes manières, en fonction de la raison pour laquelle vous écrivez et de la personne à qui vous écrivez.
Souhaits (facultatif)
Après la formule de salutation, il est facultatif d’inclure un petit mot positif comme « J’espère que tout va bien » ou « J’espère que vous avez passé un excellent week-end ». Cette formule est appropriée si vous n’avez pas écrit au destinataire depuis longtemps ou si vous entretenez une relation étroite avec lui. Si vous savez que votre public apprécie une note concise contenant uniquement des informations essentielles, vous pouvez omettre cette partie.
Raison de la rédaction
Veillez ensuite à inclure une ou deux phrases concises sur la raison pour laquelle vous écrivez. Informer le destinataire de l’objectif de votre message peut contribuer à donner le ton au reste de votre correspondance.
Examinons de plus près les formules de politesse que vous pouvez utiliser en fonction de l’e-mail.
Exemples de salutations par e-mail
Voici plusieurs exemples de salutations parmi lesquelles vous pouvez choisir pour commencer votre e-mail. Comme indiqué dans les conseils ci-dessus, veillez à choisir une formule de salutation adaptée à votre public et à la raison pour laquelle vous écrivez :
Lorsque vous écrivez à un ou deux destinataires :
Cher [Nom],
Cher [Nom] et [Nom],
Bonjour [Nom],
Bonjour [Nom],
[nom],
Lorsque vous écrivez à trois destinataires ou plus :
Bonjour à tous,
[Nom du groupe ou de l'équipe],
Bonjour équipe,
Bonjour à tous,
Bonjour à vous,
Bonjour,
Bon après-midi,
Bonsoir,Lorsque vous n’êtes pas sûr du nom du destinataire :
Cher Monsieur,
Madame,
Cher Monsieur ou Madame,
Bonjour,
Bonjour,
Cher responsable du recrutement,
Salutations,