Comment utiliser OneNote comme gestionnaire de tâches, bloc-notes et journal intime

Il existe de nombreuses applications mobiles et de bureau excellentes pour suivre les tâches, prendre des notes et fixer des objectifs. Pourtant, nous sommes nombreux à préférer le papier et le crayon. Ce qui manque à l’approche papier et crayon, c’est la commodité des outils numériques en matière de marquage, de rappels et de recherche. Combinez la méthode de prise de notes du bullet journal avec les capacités numériques de OneNote pour profiter du meilleur des deux mondes.

9 conseils et astuces de base pour Microsoft OneNote pour les débutants

Les instructions de cet article s’appliquent à OneNote pour Microsoft 365, OneNote 2019, OneNote 2016 et OneNote pour Windows 10.

ONENOTE NE SE SYNCHRONISE PAS ? COMMENT LA REMETTRE EN LIGNE

Journal à puces OneNote

Les bullet journals organisent un carnet papier pour capturer et retrouver rapidement les tâches, les notes, les événements, et plus encore, afin de rester structuré et d’être plus productif. OneNote est idéal pour cette méthode de prise de notes car il est le plus proche de l’aspect et du comportement d’un carnet physique.

Quelques notions de base sur le système Bullet Journal :

Sur chaque page, vous notez rapidement les informations que vous essayez de saisir, ce que l'on appelle la consignation rapide.
Les pages peuvent contenir des tâches, des notes et des événements.
Pour les tâches, créez une page des événements du mois en cours (par exemple, les réunions ou les anniversaires) et une autre page pour les tâches à faire du mois. Après ces pages, créez un calendrier quotidien, en déplaçant vos tâches de la liste des mois à la date du jour.
Utilisez une case à cocher pour indiquer une tâche, une puce pour une note régulière, un point d'exclamation pour noter une idée géniale, un symbole oculaire pour la recherche et une étoile pour marquer un élément comme prioritaire.
Les carnets à puces comportent une page d'index au début du carnet où vous indiquez les numéros de page des différents sujets. Vous n'avez pas besoin de créer une page d'index dans OneNote, car le programme fait le travail pour vous.

Créer un bullet journal OneNote

L’application de la discipline du bullet journal à OneNote nécessite un peu de préparation.

Ouvrez OneNote.

Allez dans l'onglet Affichage.
Le menu Affichage dans OneNote

Dans le groupe Mise en page, sélectionnez Taille du papier.
L'option Format du papier dans OneNote

Dans le volet Taille du papier qui s'ouvre sur la gauche, sélectionnez le menu déroulant Taille, puis choisissez A4.
Menu Taille et option A4

Modifiez les tailles dans la section Marges d'impression si vous le souhaitez, puis sélectionnez Enregistrer la page actuelle comme modèle pour en faire le format de papier par défaut.
L'option "Enregistrer la page actuelle comme modèle".

Saisissez un nom pour le modèle, sélectionnez Définir comme modèle par défaut pour les nouvelles pages dans la section actuelle, puis choisissez Enregistrer.
Boîte de dialogue Enregistrer comme modèle

Sélectionnez Fichier > Imprimer > Aperçu avant impression.
Aperçu avant impression dans OneNote

Sélectionnez Adapter le contenu à la largeur du papier, puis cliquez sur Fermer.
L'option " Adapter le contenu à la largeur du papier ".

Après avoir défini ce modèle comme la valeur par défaut de la section, créez des balises personnalisées correspondant aux raccourcis (ou modifiez les balises selon vos préférences). Allez dans l'onglet Accueil.
L'onglet Accueil dans OneNote

Dans le groupe Balises, sélectionnez la flèche Plus à côté de la case Balises.
Le bouton Plus dans la section Balises

Sélectionnez Personnaliser les étiquettes en bas de la liste.
L'option Personnaliser les balises

Choisissez la balise que vous souhaitez modifier et sélectionnez Modifier la balise.
Le bouton Modifier la balise

Apportez les modifications souhaitées au nom d'affichage, au symbole, à la couleur de la police ou à la couleur de surbrillance de la balise, puis sélectionnez OK. Répétez l'opération pour toutes les autres personnalisations que vous souhaitez effectuer.
Boîte de dialogue Modifier une étiquette

Tirez le meilleur parti de votre Bullet Journal

Une fois le modèle et les balises configurés, vous êtes prêt à utiliser OneNote comme journal électronique. Voici quelques suggestions pour tirer le meilleur parti de cet outil.

Sujets et entrées

Utilisez des entrées courtes d’une ligne avec la notation recommandée (les balises OneNote) pour classer efficacement les notes, les événements et les tâches. Si vous ajoutez des entrées générales, n’utilisez pas la date comme titre car OneNote le fait automatiquement. Cette technique fonctionne très bien en tandem avec le module complémentaire OneCalendar de Onetastic, ce qui vous permet de vérifier les notes de chaque jour en un minimum de clics.

Toutefois, s’il s’agit d’un sujet spécifique, utilisez l’espace réservé au titre sur la page OneNote. L’étiquetage de la page vous sera utile lorsque vous rechercherez ces entrées. Lorsqu’il s’agit d’un sujet complexe (par exemple, avec de nombreuses feuilles ou pages), envisagez de créer une section avec un nom différent.

Numéros de page et tri

Les numéros de page n’ont pas d’importance si vous utilisez OneNote, car sa fonction de recherche puissante (Ctrl+E) effectue le tri pour vous.

Vous pouvez organiser vos pages en les faisant glisser dans l’ordre qui vous convient. Vous pouvez regrouper les pages en sous-pages pour éviter de créer des sections pour des sujets se situant entre les sujets simples (une page) et les sujets complexes (une section).

Une autre fonctionnalité utile est l’utilisation des hyperliens internes de OneNote. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur n’importe quelle entrée et copiez le lien vers celle-ci. Ensuite, cliquez avec le bouton droit et le lien (ou appuyez sur Ctrl+K) n’importe où ailleurs et collez-le.

Calendriers mensuels, hebdomadaires et quotidiens

La meilleure façon d’émuler un calendrier mensuel ou quotidien Bullet Journal est d’utiliser l’outil Onetastic OneCalendar. Combinez-le avec le résumé des étiquettes de OneNote. Pour utiliser le résumé des étiquettes, allez dans l’onglet Accueil et, dans le groupe Étiquettes, sélectionnez Rechercher des étiquettes. Un volet Résumé des étiquettes s’affiche.

Le bouton Rechercher des étiquettes

Migration ou non pertinent

Au début de chaque mois, vérifiez les entrées de tâches du mois précédent, faites migrer les tâches vers la page du nouveau mois et marquez ces tâches comme ayant été migrées. Cette étape permet de comptabiliser les entrées du mois précédent, de sorte que vous savez que vous n’avez rien oublié. Si une tâche n’est plus pertinente, marquez-la ainsi. Ainsi, lorsque vous vérifiez les entrées passées, vous réalisez que ces entrées ne réapparaîtront pas à l’avenir parce qu’elles ont perdu leur sens.

Pour conserver un sens de la hiérarchie, envisagez de regrouper les sections dans un autre bloc-notes OneNote. Étant donné que OneNote effectue une recherche dans chaque livre ouvert, vous ne perdrez pas la trace des entrées dans différents carnets. Conservez le carnet principal (généralement le carnet personnel par défaut) comme votre journal d’entrée habituel.

Allez plus loin avec OneNote

OneNote est un outil puissant. Le combiner avec le système Bullet Journal est une façon intelligente d’organiser vos notes et votre emploi du temps. L’un des avantages de ce système est de combiner OneNote avec Outlook pour obtenir des rappels de tâches et d’événements.

C’est encore mieux si vous avez une tablette PC Windows avec un stylet, car vous pouvez écrire dans votre carnet OneNote comme vous le feriez avec un carnet papier, mais avec les avantages de la recherche, du marquage, de la synchronisation entre les appareils, de la reconnaissance de l’écriture manuscrite et d’autres avantages similaires.