Dans un monde où la gestion du temps est essentielle, avoir un calendrier bien structuré peut faire toute la différence. Si Google Docs n’offre pas de modèles de calendrier intégrés, il est tout à fait possible de créer ou d’importer un modèle pour l’adapter à vos besoins.
Voici comment utiliser un modèle de calendrier dans Google Docs pour planifier efficacement vos tâches, événements, et collaborer avec votre équipe.
1. Trouver un modèle de calendrier pour Google Docs
Google Docs ne propose pas de modèles de calendrier directement dans son interface, mais plusieurs options existent pour contourner cette limitation.
- Utiliser des sites spécialisés : Des plateformes comme CalendarLabs et Template.net offrent une variété de modèles gratuits ou payants. Ces sites proposent différents formats adaptés à Google Docs et Google Sheets.
- Ajouter un module complémentaire dans Google Docs : Certains modules, comme « Galerie de modèles », permettent d’accéder directement depuis Google Docs à une vaste bibliothèque de modèles de calendriers. Pour ajouter ce module, cliquez sur Modules complémentaires > Installer > Galerie de modèles.
Selon ClickUp, cette étape est un excellent moyen d’accéder à divers modèles tout en restant dans l’environnement Google. Une fois installé, vous pourrez importer directement un modèle dans Google Docs.
2. Importer un modèle de calendrier dans Google Docs
Une fois que vous avez trouvé le modèle idéal, il est temps de l’importer dans votre document Google Docs.
- Étape 1 : Ouvrez Google Docs et créez un nouveau document vierge.
- Étape 2 : Téléchargez le modèle depuis le site où vous l’avez trouvé, généralement en format .doc ou .pdf.
- Étape 3 : Copiez-collez le contenu du modèle dans votre document Google Docs ou importez-le directement. Si vous utilisez un fichier Google Sheets, il suffit de l’ouvrir dans votre Drive.
Comme le souligne le Journal du Freenaute, cette méthode permet de garder toute la mise en forme du modèle, et d’éviter d’avoir à reconstruire manuellement le calendrier.
3. Personnaliser votre calendrier dans Google Docs
L’un des avantages de Google Docs réside dans sa capacité à être personnalisable et collaboratif. Voici comment ajuster votre calendrier pour répondre précisément à vos besoins :
- Ajouter des événements : Cliquez dans les cellules du tableau pour insérer du texte. Notez les événements, rendez-vous, ou tâches dans chaque case.
- Modifier les jours et les dates : Si le modèle est générique, ajustez les jours de la semaine, ajoutez des week-ends ou des jours fériés spécifiques.
- Adapter la mise en page : Vous pouvez changer les bordures, la taille des cases, ou encore la couleur des cellules pour un rendu plus visuel. Allez dans Format > Bordures et ombrages pour personnaliser l’apparence de chaque cellule.
Selon HubSpot, la personnalisation est essentielle pour que le calendrier soit fonctionnel et facile à utiliser, surtout pour une équipe.
« La personnalisation permet de rendre chaque calendrier unique et adapté aux besoins de chacun, facilitant ainsi la gestion des tâches et des événements pour tous les membres. » – Citation inspirée des bonnes pratiques en gestion d’équipe.
4. Organiser la mise en page de votre calendrier
Une fois le contenu personnalisé, l’étape suivante consiste à ajuster la mise en page de votre document pour plus de clarté.
- Orientation paysage : Une mise en page en paysage est souvent plus adaptée aux calendriers mensuels ou hebdomadaires. Allez dans Fichier > Configuration de la page > Orientation paysage.
- Redimensionner les cellules : Adaptez les cellules en fonction de la quantité d’informations à afficher. Un calendrier hebdomadaire pourra avoir des cases plus grandes que le mensuel.
- Utiliser des codes couleur : Mettez en couleur les événements ou tâches prioritaires. Cela permet une identification rapide et visuelle des différentes catégories de tâches.
5. Ajouter vos événements et tâches au calendrier
Une fois que votre modèle est bien structuré, remplissez chaque cellule avec les informations importantes de votre agenda.
- Événements principaux : Indiquez les dates et heures de réunions importantes, d’échéances, ou de rendez-vous.
- Tâches hebdomadaires : Créez une liste de tâches hebdomadaires pour visualiser les priorités. Cela permet de garder une trace des activités quotidiennes et de ne rien oublier.
En utilisant Google Docs, chaque membre de l’équipe peut éditer et ajouter des événements au calendrier.
Selon les conseils de Pumble, un calendrier partagé est un excellent moyen de maintenir une communication fluide et de renforcer la collaboration.
6. Partager et collaborer sur le calendrier
Un calendrier partagé peut être un outil précieux pour la coordination de projets et la planification d’équipe. Pour partager votre document, cliquez simplement sur le bouton Partager en haut à droite de Google Docs.
- Définir les autorisations : Choisissez les paramètres d’accès selon les rôles des utilisateurs (modification, commentaire, ou lecture seule).
- Utilisation d’un lien de partage : Si le calendrier doit être accessible à un large groupe, vous pouvez générer un lien de partage et l’envoyer par email.
En rendant le document collaboratif, tous les membres peuvent ainsi ajouter des tâches, modifier des événements et suivre l’évolution du calendrier en temps réel.
Pourquoi utiliser un modèle de calendrier dans Google Docs ?
Utiliser un modèle de calendrier dans Google Docs offre une flexibilité qui le rend pratique pour les projets personnels comme professionnels. Voici les principaux avantages de cette méthode :
- Personnalisation facile : Adaptation rapide du calendrier aux besoins spécifiques.
- Collaboration en temps réel : Idéal pour des projets d’équipe nécessitant une mise à jour constante.
- Accès universel : Google Docs étant accessible en ligne, le calendrier est disponible à tout moment, de n’importe où.
Avec un modèle de calendrier, vous pouvez structurer et visualiser vos tâches hebdomadaires, mensuelles, ou même annuelles, que ce soit pour des projets personnels ou professionnels.
Tableau récapitulatif : Modèles de calendriers pour Google Docs
| Type de modèle | Source (lien) | Options de personnalisation | Collaboration |
|---|---|---|---|
| Modèle générique | CalendarLabs | Ajout d’événements, couleurs personnalisées | Oui |
| Google Sheets | Template.net | Structure des tableaux adaptable | Oui |
| Module complémentaire | Google Docs (Galerie de modèles) | Large choix de modèles | Oui |
N’hésitez pas à partager votre expérience en commentaire : avez-vous déjà utilisé un modèle de calendrier dans Google Docs ? Quels sont vos conseils pour une organisation optimale ?
Bonjour,
L’utilisation d’un calendrier en ligne, comme Google Calendar ou Outlook, est parfaite pour vous rappeler les échéances, les anniversaires ou les rendez-vous. Mais il arrive que vous ayez besoin de créer un type de calendrier spécifique. Il peut s’agir d’un calendrier éditorial, d’un calendrier de travail pour vous et votre équipe, d’un budget mensuel ou même d’un calendrier sur trois ans pour votre plan d’affaires. En 2020, la bonne nouvelle est que vous pouvez facilement créer un calendrier dans un Google Docs.
La création d’un calendrier dans Google Docs est un moyen pour que le calendrier réponde exactement à vos besoins.
Le document peut ensuite être partagé avec vos employés, vos partenaires commerciaux ou votre famille en un seul clic. Vous pouvez même imprimer le calendrier afin de disposer d’un rappel visuel. Les agendas papier sont également utiles si vous souhaitez limiter les notifications, empêcher le piratage et enregistrer facilement des détails supplémentaires.
Créez votre propre agenda Google Docs – voici comment.
Votre première option consiste à créer un calendrier en partant de zéro.
Pour commencer, ouvrez un nouveau Google Docs. Renommez le document « Sans titre » en y ajoutant le nom du calendrier que vous souhaitez créer, par exemple « Calendrier du contenu » ou « Calendrier de travail de Tim ». Si vous ne renommez pas le document, n’importe qui peut accéder à votre contenu.
Ensuite, entrez le nom de votre mois. Si cela a du sens, commencez par janvier.
Modification de Google Docs
Sous le nom du mois, allez dans Insertion et cliquez sur Tableau.
Google Docs Insérer un tableau
Déplacez votre curseur jusqu’à ce que votre tableau comporte sept cubes en haut et au moins six espaces en bas.
Bien entendu, en fonction du mois, vous pouvez avoir besoin de sept lignes au lieu de six, par exemple si le premier du mois commence le jeudi, le vendredi ou le samedi.
Tableau Google Docs
Vous pouvez maintenant commencer à ajouter les jours de la semaine.
Une fois que vous avez saisi les jours de la semaine, commencez à remplir les dates. Veillez à ce que les bonnes dates correspondent au bon jour de la semaine.
Vous pouvez maintenant commencer à ajouter les informations appropriées dans les cases.
Gardez à l’esprit que vous devrez redimensionner votre calendrier pour que les informations que vous ajoutez tiennent. Pour ce faire, cliquez sur la ligne noire horizontale située en bas du calendrier. Cela aura pour effet de développer la rangée inférieure de cellules.
Enfin, répétez ces étapes pour les 11 mois restants.
Vous pouvez ensuite modifier votre calendrier comme bon vous semble. Par exemple, vous pouvez mettre en gras, souligner ou mettre en italique des jours spécifiques, par exemple lorsqu’il y a une échéance ou un événement important. Vous pouvez également modifier la police, la taille et la couleur afin qu’il soit plus facile de distinguer visuellement certains jours, semaines ou aspects.
N’utilisez pas Docs. Essayez Sheets.
Une autre façon de créer votre propre calendrier est d’utiliser une feuille de calcul au lieu d’un document Word vierge.
Comment choisir Google Sheets
Dans votre Google Drive, sélectionnez Google Sheets pour ouvrir une feuille de calcul vierge. Vous pouvez ensuite vous lancer et commencer à remplir les éléments.
Par exemple, un calendrier éditorial pourrait ressembler à ceci :
calendrier éditorial dans Google Sheets
Tout comme vous l’avez fait pour la création d’un tableau, vous pouvez personnaliser la feuille de calcul comme bon vous semble.
Cliquez sur les différentes options du menu ci-dessus et utilisez-les. Par exemple, si vous souhaitez modifier l’arrière-plan, sélectionnez la ligne, cliquez sur le godet de peinture et sélectionnez la couleur que vous souhaitez donner à cette ligne.
Couleurs du calendrier éditorial
Utiliser des modèles
Une autre option, plutôt que de créer un calendrier à partir de zéro, serait d’utiliser un modèle.
Utiliser des modèles
Si vous décidez de suivre cette voie, vous devez créer un nouveau Google Doc. Déplacez votre curseur jusqu’à Add-ons et sélectionnez Get add-ons.
Compléments de Google Doc
Vous pouvez maintenant rechercher des modèles spécifiques, tels que « horaire de travail ».
Si vous ne trouvez pas le modèle dont vous avez besoin, vous pouvez sélectionner le module complémentaire Galerie de modèles. Ce module complémentaire propose une grande variété de modèles de calendriers, comme le calendrier annuel des événements, le calendrier budgétaire mensuel, les calendriers scolaires, le calendrier du travail posté ou le planificateur de repas.
Galerie de modèles Google Docs
Pour sélectionner cet add-on, cliquez sur le bouton +Gratuit dans le coin supérieur droit. Après vous être connecté, vous devez cliquer sur Autoriser.
Connectez-vous à Google Docs
Le module complémentaire sera alors installé et se trouve maintenant dans la section Modules complémentaires.
Modules complémentaires installés dans Google Documents
Après avoir parcouru et sélectionné le calendrier que vous voulez, cliquez simplement sur Copier dans Google Drive.
Une fois que le calendrier a été ajouté à votre Google Drive, ouvrez le fichier pour ouvrir le modèle. Google va automatiquement générer le calendrier en utilisant la nouvelle année. Vous pouvez maintenant ajouter les informations que vous souhaitez inclure dans le calendrier.
Copier vers Google Drive
Vous ne trouvez pas ce que vous cherchez ? Effectuez une recherche dans Google Sheets.
Vous pouvez également trouver un modèle de calendrier sur la page des modèles de Google Sheets. Si vous décidez d’utiliser ces modèles, sélectionnez celui que vous voulez et il vous indiquera comment l’utiliser.
Si vous avez créé un modèle Microsoft Word, vous pouvez télécharger et convertir le fichier en Google Documents en créant un nouveau fichier et en le faisant glisser dans votre Google Drive. Vous devrez peut-être apporter quelques modifications de formatage, mais vous disposez d’un modèle partageable.
Enfin, il est peut-être même possible d’automatiser ce processus si vous utilisez un outil comme IFTTT, Zapier ou Automate.io. Par exemple, avec IFTTT, chaque fois que vous créez un nouveau message d’événement dans l’Agenda Apple/iOS – il sera ajouté à votre Agenda Google.
Pour commencer à utiliser un calendrier dans Google Docs en 2020, consultez également la vidéo ci-dessous.