Les réunions Zoom peuvent être stressantes, surtout si vous devez jongler avec plusieurs tâches tout en participant à un chat vidéo. Il est facile de se sentir dépassé et de laisser l’anxiété prendre le dessus, mais il existe des stratégies pour rester calme pendant une réunion Zoom.
7 stratégies pour vous aider à rester calme pendant une réunion Zoom
Voici 7 stratégies que vous pouvez utiliser pour rester calme pendant un appel Zoom.
Stratégie n° 1 : Classez vos tâches par ordre de priorité
Si vous vous sentez dépassé, c’est probablement parce que vous en faites trop. Si vous avez un emploi du temps chargé, hiérarchisez vos tâches pour vous aider à respecter votre liste de choses à faire.
Créez une liste de tâches qui classe vos réunions par ordre de priorité, puis décomposez-les en tâches plus petites et plus faciles à gérer. Cela vous permettra d’en faire plus rapidement et de rester concentré et sur la bonne voie tout au long de votre réunion.
Veillez à tirer parti de toutes les fonctions que la plate-forme vidéo peut offrir pour vous aider à gérer votre emploi du temps et à rester organisé. Par exemple, la fonction de planification collaborative de Zoom vous permet de consulter le planning de votre équipe, d’inviter des personnes et de voir les disponibilités, afin de planifier et de gérer efficacement les réunions.
Stratégie n° 2 : Respirez profondément
Lorsque vous vous sentez stressé ou anxieux, il est facile de laisser ces émotions prendre le dessus. Cependant, le fait de respirer profondément peut vous aider à vous calmer et à maîtriser vos émotions.
La respiration profonde est une technique utilisée depuis des décennies pour soulager le stress. Prendre des respirations lentes et profondes peut aider à réguler votre rythme cardiaque et à réduire les sentiments d’anxiété et de stress.
Lorsque vous respirez profondément, concentrez-vous sur votre respiration. Ne vous préoccupez pas de ce qui se passe autour de vous. Fermez simplement les yeux, prenez une grande inspiration par le nez et expirez lentement par la bouche.
Inspirez pendant quelques secondes, puis expirez pendant un temps plus long. Continuez à respirer profondément jusqu’à ce que vous vous sentiez plus détendu et que vous maîtrisiez vos émotions.
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Stratégie n° 3 : Concentrez-vous sur les aspects positifs
Si vous vous sentez stressé pendant votre réunion, concentrez-vous sur le positif. Pensez à la raison pour laquelle vous avez voulu tenir cette réunion et à ce que vous voulez en retirer.
Rencontrez-vous un client avec un produit que vous espérez vendre ? Rencontrez-vous un collègue que vous essayez de former ? Pensez à votre objectif pour la réunion et gardez-le en tête pour ne pas vous laisser distraire par d’autres pensées.
En vous concentrant sur les aspects positifs, vous serez en mesure de maîtriser vos émotions et de garder le contrôle de la réunion.
Stratégie n° 4 : Planifiez à l’avance
Si vous savez que vous allez rencontrer des clients ou des invités, planifiez votre réunion à l’avance. Cela vous aidera à rester sur la bonne voie et réduira le stress et l’anxiété que vous ressentirez pendant la réunion.
Si vous planifiez une réunion avec un client, examinez sa documentation et ses informations de base à l’avance pour savoir de quoi il sera question.
Si vous connaissez le sujet de la réunion et ce dont il est question, vous serez moins nerveux ou anxieux. Vous aurez ainsi une idée de ce qui se passe, ce qui vous aidera à garder le contrôle de la conversation et à gérer vos émotions.
Stratégie n° 5 : fixez des limites
Les réunions peuvent souvent durer longtemps, ce qui peut vous faire sentir stressé et débordé. Cependant, vous pouvez fixer des limites pour éviter de vous sentir stressé ou débordé pendant votre réunion.
Qu’il s’agisse d’un client ou d’un collègue, fixez une limite de temps pour votre réunion afin que la conversation reste concentrée et sur la bonne voie.
Faites-lui savoir que vous ne disposez que d’un certain temps pour le rencontrer et que vous essayerez de conclure la conversation le plus rapidement possible.
Faites savoir à votre invité que vous avez d’autres priorités et que vous souhaitez terminer à l’heure. Ainsi, fixer des limites peut vous aider à vous sentir moins stressé et à garder le contrôle de votre réunion.
Stratégie n° 6 : faites des pauses
Faire des pauses pendant les réunions peut vous aider à vous sentir moins stressé et moins dépassé. Si vous êtes anxieux, faites une pause pendant la réunion pour vous calmer. Si vous êtes stressé, une courte pause peut vous aider à maîtriser vos émotions.
Que vous fassiez une promenade dans le bureau ou que vous sortiez prendre l’air, faire des pauses entre les conversations vous aidera à rester concentré et à ne pas vous laisser submerger pendant la réunion.
Par exemple, si vous rencontrez un client et que vous vous sentez dépassé, faites-lui savoir que vous avez besoin de faire une pause. Cela lui montrera que vous contrôlez la réunion et vous aidera à prendre du recul pour retrouver votre calme.
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Stratégie n° 7 : Visualisez le succès
Si vous vous sentez stressé ou anxieux, visualisez le succès. Imaginez que vous avez une réunion spéciale avec votre invité ou vos collègues et qu’elle se termine sur une note positive.
Imaginez que votre réunion se termine sur une note positive, et laissez cette visualisation vous aider à vous calmer et à garder le contrôle de la réunion. Lorsque vous visualisez le succès, vous vous sentez plus confiant et moins anxieux.
Cela vous aidera à garder le contrôle de la réunion et à maîtriser vos émotions.
Conclusion
Rester calme pendant une réunion Zoom peut être un défi, mais avec quelques conseils, vous pouvez rester calme, concentré et productif.
Vous devez prioriser votre tâche, respirer profondément, vous concentrer sur le positif, planifier, fixer des limites, faire des pauses et visualiser le succès.
N’oubliez pas que vous n’êtes pas le seul à vous sentir nerveux ou anxieux à l’idée de participer à des réunions virtuelles – c’est tout à fait normal ! Avec un peu de préparation et le bon état d’esprit, vous pouvez rester calme et concentré lors de votre prochain appel Zoom.
FAQs
- Quelle est la limite des réunions Zoom ?
La limite est de 100 participants pour les comptes Zoom pro et gratuits. Toutefois, vous pouvez organiser des réunions comptant jusqu’à 300 participants si vous disposez d’un compte professionnel payant, et vous pouvez organiser des réunions comptant jusqu’à 500 participants si vous disposez d’un compte entreprise.
- Une réunion Zoom peut-elle commencer sans l’hôte ?
Tant que l’hôte programme la réunion avec des paramètres particuliers configurés, il est possible de démarrer ou de rejoindre une réunion Zoom sans la présence de l’hôte. L’organisateur doit activer l’option permettant aux participants de se joindre à lui avant lui lorsqu’il organise une réunion et désactiver la fonction de salle d’attente.