Zoom est le leader en matière d’organisation de réunions à distance. Les gens n’ont plus besoin de se rencontrer physiquement pour discuter de divers sujets.
Les organisations ont plutôt opté pour des réunions à distance, et des applications comme Zoom sont très utiles.
Lorsqu’une personne programme une réunion Zoom, elle partage l’invitation avec les invités afin qu’ils puissent se joindre à elle immédiatement ou à la date spécifiée.
Comment envoyer une invitation Zoom
Zoom permet à toute personne possédant un compte de programmer une réunion et de partager le lien d’invitation avec les invités cibles. Lors de la programmation de la réunion, l’hôte doit veiller à ajouter des informations descriptives pour que l’invitation soit efficace.
Ainsi, lorsque vous recevrez l’invitation, vous saurez en quoi consiste la réunion, si vous devez y assister et comment vous y préparer au mieux.
Il y a quatre aspects principaux à prendre en compte lors de la création d’une invitation Zoom.
Ligne d’objet
Quelle est la première ligne accrocheuse que vous ajoutez à l’e-mail d’invitation ?
La ligne d’objet est identique à l’ajout de l’objet d’un e-mail. Elle doit être descriptive et accrocheuse pour que l’invité lise irrésistiblement l’intégralité de l’invitation.
Par exemple, s’il s’agit d’une réunion urgente, vous indiquerez le nom urgent suivi de l’objet de la réunion.
Date et heure
Vous devez mentionner la date et l’heure de la réunion Zoom.
En mentionnant la date et l’heure, veillez à préciser le fuseau horaire et la durée de la réunion.
Mentionnez également que la réunion sera virtuelle via Zoom et partagez le lien de connexion et les informations d’identification que les invités utiliseront pour se joindre à la réunion.
Comment organiser et participer à une réunion Zoom
Ordre du jour
Quel est l’objectif de la réunion ?
La plupart des gens sont sceptiques à l’égard des réunions Zoom, et si vous ne décrivez pas clairement l’objectif de la réunion Zoom, ils n’y participeront probablement pas.
L’invitation Zoom doit définir l’ordre du jour de la réunion. Ainsi, toute personne qui reçoit l’invitation comprendra l’intérêt de participer à l’événement.
RSVP
Il est utile de savoir combien de personnes vont participer à la réunion.
Donc, concluez en demandant aux gens de confirmer leur présence.
La meilleure idée est de créer un lien RSVP sur lequel les invités peuvent cliquer pour ajouter leurs coordonnées en guise de confirmation de leur présence.
Comment répondre à une invitation Zoom
Supposons que vous ayez reçu une invitation à une réunion Zoom. Vous devez savoir comment y répondre au mieux.
Bien que la tâche semble évidente, il y a quelques détails que vous devez prendre en compte dans le cadre de votre réponse.
Tout d’abord, assurez-vous de lire l’e-mail d’invitation. Vérifiez la date et l’heure de la réunion.
S’il s’agit d’une réunion urgente, cliquez sur le lien de participation, puis utilisez le nom d’utilisateur et le code d’accès fournis pour vous joindre à la réunion.
Toutefois, si la réunion est prévue plus tard, notez la date et l’heure dans votre calendrier et alignez-les sur votre fuseau horaire. Vous pouvez également définir un rappel pour vous assurer de ne pas oublier d’assister à la réunion.
S’il y a un lien RSVP, cliquez dessus pour confirmer votre présence en ajoutant vos coordonnées. En outre, répondez à l’e-mail par un remerciement ou toute autre réponse de reconnaissance.
Ainsi, l’expéditeur saura que vous avez reçu l’invitation et que vous y avez donné suite.
Comment enregistrer une réunion Zoom
Conclusion
Les invitations à des réunions Zoom sont essentielles pour informer les invités d’une réunion tout en leur donnant des indications et des informations.
Nous avons vu comment envoyer au mieux une invitation à une réunion Zoom et comment répondre au mieux à une invitation Zoom.