Les réunions font partie de la vie de chacun, surtout si vous êtes un demandeur d’emploi ou un professionnel dans un domaine donné. Il se peut que quelqu’un vous invite à une conférence Zoom, ou qu’un recruteur vous invite à une réunion Zoom pour un entretien. Zoom a modernisé la façon dont les gens interagissent en facilitant les rencontres en ligne plutôt que physiques. Lorsque quelqu’un vous envoie une invitation à une réunion Zoom par e-mail, il est préférable de savoir comment y répondre.
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Les invitations à une réunion Zoom sont-elles importantes ?
Pour une personne travaillant à distance, les réunions en ligne sont devenues la norme. D’ailleurs, les organisations ont adopté les applications de réunion en ligne pour toutes les activités, y compris les conférences, les entretiens, le team building, etc.
Zoom est une application de réunion fiable qui nécessite qu’une personne joue le rôle d’hôte et crée une réunion. Une fois qu’elle l’a fait, elle peut partager le lien de la réunion, y compris le nom d’utilisateur et le mot de passe de la réunion. Lorsque vous créez une réunion Zoom, l’envoi d’invitations est le seul moyen d’informer les gens de la réunion.
Grâce aux invitations, les personnes invitées peuvent confirmer leur présence, planifier leur emploi du temps, demander des précisions, se préparer à la réunion, etc. En outre, une invitation Zoom efficace garantit que les personnes assisteront en toute confiance à la réunion Zoom, car elles savent en quoi consiste la réunion et en connaissent tous les détails.
Conseils pour l’envoi d’un courriel d’invitation à une réunion Zoom
Tous les e-mails d’invitation à une réunion Zoom ne sont pas efficaces. De nombreuses invitations ne donnent pas à l’invité une raison de rejoindre la réunion ou la salle pour demander des précisions. Il serait donc préférable que vous sachiez comment créer un e-mail d’invitation à une réunion Zoom efficace. Les points ci-dessous vous guideront.
Ajoutez une ligne d’objet
La ligne d’objet est la première chose que l’e-mail doit contenir. Vous devez donc vous assurer que l’objet est accrocheur, descriptif et concis. Par exemple, si vous invitez des personnes à une réunion de bureau urgente, vous pouvez utiliser un objet tel que « Urgent : Examen du logiciel demain ».
Ainsi, l’objet indique à l’invité l’objet de l’e-mail.
Indiquez où et quand
Veillez à indiquer la date et l’heure de la réunion prévue. Mentionnez également le lieu. Dans ce cas, il s’agit d’une réunion Zoom, et la réunion se déroule en ligne. Lorsque vous fixez l’heure, veillez à ce qu’elle convienne à votre public en fonction de son fuseau horaire.
Indiquez également la durée de la réunion.
Expliquez son but/ordre du jour
Les gens sont plus à l’aise pour assister à une réunion dont l’ordre du jour est bien mis en évidence. Veillez à ce que le courriel d’invitation explique l’objectif de la réunion, afin de donner à l’invité une raison de vouloir y assister.
Demandez un RSVP
Un RSVP est utile pour savoir combien de personnes assisteront à votre réunion. Vous pouvez donc ajouter un lien RSVP ou demander à la personne invitée de confirmer sa présence en répondant à l’e-mail.
Collez le lien d’invitation à la réunion Zoom ainsi que le nom d’utilisateur et le mot de passe de la réunion. Veillez également à ajouter une signature standard.
Comment répondre à un e-mail d’invitation à une réunion Zoom
Vous avez reçu un e-mail d’invitation à une réunion Zoom et vous ne savez pas comment y répondre ? Décortiquons les étapes à suivre pour répondre à l’e-mail.
Tout d’abord, assurez-vous de lire l’intégralité de l’e-mail, en notant les détails importants, tels que l’objet, le but, les dates, etc. Cela vous permettra de comprendre l’urgence et l’objectif de la réunion Zoom.
Ensuite, vérifiez votre emploi du temps. S’il s’agit d’un entretien, vous devez vous rendre à la réunion. Toutefois, s’il ne s’agit pas d’une réunion urgente et que votre emploi du temps est fixe, vous pouvez répondre à l’e-mail pour confirmer votre absence.
Avant de répondre à l’e-mail, vérifiez tous les détails et assurez-vous que votre réponse confirme votre présence ou votre absence. Si la réunion est urgente, localisez le lien de la réunion et cliquez dessus.
Une fois que vous l’avez fait, il vous sera demandé de choisir où ouvrir Zoom, sur l’application Zoom ou via un navigateur. Une fois l’application ouverte, saisissez le nom d’utilisateur et le mot de passe fournis dans l’e-mail d’invitation. Vous rejoindrez la réunion Zoom une fois que les informations d’identification auront été vérifiées.
Si la réunion est programmée plus tard, notez la date ou ajoutez un rappel à votre calendrier pour ne pas la manquer. La plupart des invitations arrivent une semaine ou quelques jours avant la date de la réunion. S’il existe un lien RSVP, utilisez-le pour confirmer votre présence et assurez-vous d’avoir Zoom sur votre appareil avant la date prévue de la réunion pour éviter tout désagrément.
Conclusion
Lorsque vous recevez un courriel d’invitation à une réunion Zoom, commencez par examiner tous ses détails pour noter l’ordre du jour, l’urgence, etc. Ensuite, vérifiez votre agenda pour confirmer votre disponibilité et répondez pour confirmer votre présence. Pour les réunions urgentes, cliquez sur le lien Zoom pour ouvrir Zoom et utilisez les informations d’identification fournies pour rejoindre la réunion. Voilà comment répondre à un e-mail d’invitation à une réunion Zoom.