Le courrier électronique est l’une des formes de communication les plus répandues, tant sur le lieu de travail qu’en dehors. En raison de sa rapidité et de son efficacité, vous utiliserez probablement l’e-mail à un titre ou à un autre, quel que soit votre rôle ou votre secteur d’activité. Vous pouvez rédiger des e-mails professionnels pour diverses raisons. Par exemple, vous pouvez avoir besoin de récapituler une réunion importante, d’échanger des informations, de transmettre une mise à jour importante ou d’envoyer une lettre de présentation.
Un courriel bien composé fournit au destinataire un message convivial, clair, concis et exploitable. Apprendre à rédiger un courriel qui répond à tous ces critères peut demander de la pratique.
Considérez les conseils et les meilleures pratiques suivants pour vous aider à rédiger des e-mails efficaces et professionnels : Identifiez votre objectif, tenez compte de votre public, restez concis, relisez votre message, respectez l’étiquette et n’oubliez pas de faire un suivi.
Six étapes pour rédiger des courriels professionnels
Si vous ne savez pas comment commencer un courriel, ces cinq étapes peuvent vous aider à rédiger un message professionnel :
Identifiez votre objectif
Avant de rédiger un courriel, demandez-vous ce que vous voulez que le destinataire fasse après l’avoir lu. Une fois que vous avez déterminé l’objectif de votre courriel, vous pouvez vous assurer que tout ce que vous incluez dans votre message soutient cette action. Par exemple, si vous souhaitez que le destinataire examine un rapport que vous avez joint, indiquez-lui la nature du rapport, la raison pour laquelle vous souhaitez qu’il l’examine, le type de retour dont vous avez besoin et la date à laquelle vous souhaitez que la tâche soit accomplie.
Tenez compte de votre public
Lorsque vous rédigez un message électronique, assurez-vous que votre ton correspond à votre public. Par exemple, si vous envoyez un message à un cadre commercial que vous n’avez jamais rencontré, veillez à ce que le message soit poli et exempt de toute plaisanterie ou formalité. En revanche, si vous envoyez un message à un collègue avec lequel vous entretenez de bonnes relations, vous pouvez utiliser une approche moins formelle et plus amicale.
Soyez concis
Votre public n’a peut-être pas le temps de lire votre message, aussi devez-vous être aussi bref que possible sans omettre les informations essentielles. Essayez de ne pas aborder trop de sujets à la fois, car votre message risque d’être long, difficile à lire et difficile à suivre. Lorsque vous modifiez votre message, supprimez toute information qui n’est pas pertinente pour le sujet que vous abordez. Utilisez des phrases courtes et simples en supprimant les mots de remplissage et les informations superflues. Votre note sera ainsi plus courte et plus facile à lire.
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Relisez votre courriel
Un courriel exempt d’erreurs est une preuve de diligence et de professionnalisme. Avant d’envoyer un courriel, prenez un moment pour vérifier s’il y a des erreurs d’orthographe, de grammaire ou de syntaxe. Vérifiez également que vous avez inclus toutes les pièces jointes auxquelles vous avez fait référence dans votre message. S’il s’agit d’un courriel important destiné à des parties prenantes critiques, vous pouvez demander à votre supérieur direct ou à un collègue de confiance de le relire avant de l’envoyer.
Respectez l’étiquette
Incluez une salutation et une conclusion courtoises pour paraître amical et poli. En outre, soyez attentif au destinataire et à son temps. Par exemple, à moins qu’il ne s’agisse d’une urgence, évitez d’envoyer un courriel à un contact pour lui demander quelque chose après les heures de travail ou pendant qu’il est en congé.
N’oubliez pas de faire un suivi
La plupart des gens reçoivent plusieurs courriels par jour, ils peuvent donc manquer ou oublier de répondre à votre message. Si le destinataire n’a pas répondu dans les deux jours ouvrables, pensez à lui envoyer un courriel de suivi amical.
Format et structure d’un courriel formel
Il y a cinq éléments à prendre en compte lors de la mise en forme de votre e-mail. Voici une description de chacun d’entre eux :
Ligne d’objet
Il s’agit d’une courte phrase qui résume la raison de votre message ou l’objectif de votre communication. Il est important d’inclure une ligne d’objet lorsque vous envoyez un courriel professionnel afin que votre public sache exactement à quoi s’attendre et soit en mesure de localiser facilement le message si nécessaire. Par exemple :
"Suivi : Présentation du produit".Salutation
Il s’agit de la première ligne de votre courriel, qui fait généralement office de salutation. Par exemple :
"Bonjour M. Sam,"Corps du message
Tout comme le corps d’une lettre, c’est ici que vous communiquez votre message complet. Par exemple :
"Merci d'avoir assisté à la présentation du nouveau produit cet après-midi. J'ai joint un fichier vidéo de l'enregistrement complet pour que vous puissiez le partager avec votre équipe. N'hésitez pas à me faire savoir si vous avez des questions."Clôture
Il s’agit de la dernière ligne de votre e-mail avant votre signature et elle doit résumer votre message. C’est également ici que vous pouvez réitérer les demandes que vous avez formulées dans le corps de votre message. Par exemple :
"J'ai hâte de vous parler mercredi. Merci encore !"Signature
La signature est l’endroit où vous vous identifiez par votre nom, votre titre et toute autre information pertinente pour vos communications. La plupart des programmes de messagerie vous permettent de définir une signature fixe qui est automatiquement ajoutée à la fin de chaque e-mail que vous envoyez.
"Cordialement,
Jillian Doe
Ingénieur logiciel principal
Société ABC, Inc."
Exemples d’e-mails professionnels
Voici trois exemples d’e-mails professionnels :
Envoyez un courriel à un nouveau contact Ligne d’objet :
Opportunité de contrat de recherche UX
Bonjour Eric,
J’espère que ce message te convient. Je vous contacte aujourd’hui parce que je gère un projet de refonte d’une application au sein de la société ABC et que je recherche un contractant compétent en recherche UX pour aider à analyser plusieurs ensembles de données de tests d’utilisabilité. Il s’agit d’un projet de trois mois débutant le 1er février, et nous estimons qu’il nécessitera environ 15 heures par semaine. Tout le travail peut être effectué à distance, mais vous êtes invité à utiliser notre espace de travail. Si ce projet vous intéresse, faites-le moi savoir et nous pourrons prendre rendez-vous pour discuter des détails. Je suis impatient de vous entendre.
Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués,
Alan
Directeur de l’expérience utilisateur
Société ABC, Inc.
Courriel à un groupe Ligne d’objet :
Réunion de marketing annulée
Bonjour à tous,
La réunion sur la stratégie marketing prévue cet après-midi a été annulée. Je m’excuse pour cette notification tardive, mais je sais que tout le monde appréciera ce temps supplémentaire dans sa journée. Nous nous réunirons à l’heure prévue mercredi prochain. Merci, Gretchen Van
Responsable marketing senior
Courriel de suivi Ligne d’objet :
Re : Disponibilité pour une réunion de présentation
Bonjour Mark, Je voulais juste vérifier la date de votre réunion avec M. Al-Jamil. Faites-moi savoir si le 5 ou le 6 juin convient mieux à votre emploi du temps. Je vous remercie. John DOE
Assistant de direction
Société 123
Que vous entriez dans la vie active pour la première fois ou que vous cherchiez simplement à améliorer vos compétences en communication électronique, apprendre à rédiger un courriel professionnel est une compétence essentielle. En utilisant les conseils et les exemples ci-dessus pour guider vos efforts, vous composerez des messages efficaces en un rien de temps.
Salut,
Super article et très utile, j’ai quelques remarques :
Voici quelques conseils et astuces pour rédiger un courriel professionnel réussi et significatif :
1. Commencez par un objet significatif
Que vous ayez eu une conversation avec quelqu’un ou que vous envoyiez simplement un e-mail à une personne avec laquelle vous espérez établir une connexion, assurez-vous de rédiger un objet significatif. N’oubliez pas d’être bref et gentil, mais avant de rédiger l’objet, pensez à vos intentions. L’objet doit résumer la raison pour laquelle vous prenez contact avec cette personne. Avec une boîte de réception pleine à craquer, l’objet peut décider si la personne envoie le message directement à la corbeille ou si elle le lit.
2. Adressez-vous à elle de manière appropriée
Un langage décontracté tel que « Hey » peut convenir à un collègue ou à un ami, mais pour des demandes professionnelles, ce n’est pas le meilleur choix. D’autre part, « Cher » est trop formel. Un simple « Salut » ou « Bonjour » est plus approprié.
3. Soyez concis et allez droit au but
Bien que de nombreux professionnels soient enthousiastes à l’idée de recruter de nouveaux étudiants talentueux dans leur entreprise, ils sont également très occupés. Surtout après un salon de l’emploi, leur boîte de réception sera encombrée de courriels de suivi. Pour avoir les meilleures chances qu’ils répondent, soyez bref.
4. Rendez-la facile à lire
Ajoutez des indentations ou des espaces entre les paragraphes pour faciliter la lecture et l’écrémage. En outre, placez les informations les plus importantes au début de chaque paragraphe afin qu’ils puissent reconnaître vos points les plus importants.
5. N’utilisez pas d’argot
Les courriels professionnels exigent un certain niveau de langage formel. N’utilisez pas d’argot ou d’émojis. En outre, choisissez une police de caractères simple et n’ajoutez pas trop de couleurs, voire pas du tout.
6. Soyez gentil et reconnaissant
N’oubliez jamais d’être gentil et amical. N’oubliez pas qu’ils vous rendent un grand service. Ils sont généralement très occupés, et prendre le temps de parler avec les étudiants au salon de l’emploi ou même de lire et de répondre à un courriel est très gentil de leur part.
7. Soyez charismatique
Essayez de vous démarquer. Lorsque vous écrivez un courriel, ne soyez pas trop dramatique ou stupide. Toutefois, un peu d’esprit n’a jamais fait de mal à personne. N’ayez pas peur d’afficher votre personnalité !
8. Revenez sur des points de votre conversation précédente
Si vous avez eu l’occasion de parler à cette personne lors du salon de l’emploi, essayez de mentionner un point que vous avez abordé et qui était peut-être unique. Il y a de fortes chances que la personne ait eu beaucoup de conversations similaires avec beaucoup d’autres jeunes. Tout ce que vous pouvez dire qui l’aidera à se souvenir de vous est précieux.
9. Relisez l’e-mail
Même si vous écrivez des e-mails courts et rapides, ils peuvent facilement contenir des erreurs. De petites erreurs grammaticales peuvent faire ou défaire l’opinion qu’un professionnel a de vous. Relisez votre e-mail avant de l’envoyer pour éviter toute erreur.
10. Utilisez une signature appropriée
Deux formules de clôture appropriées sont « Best regards » et « Thank you ». N’oubliez pas d’ajouter votre nom après avoir choisi une conclusion. Mieux encore, définissez une signature automatique afin qu’elle apparaisse toujours au bas de vos e-mails, quoi qu’il arrive.