Microsoft Teams est conçu comme un outil de collaboration pour les entreprises et les organisations. Il offre différentes fonctionnalités qui, si elles sont bien utilisées, permettent d’améliorer la productivité de toute organisation. Savoir comment utiliser Microsoft Teams pour augmenter la productivité est un avantage supplémentaire.
Comment Microsoft Teams améliore la productivité
Microsoft Teams est une application de messagerie tout-en-un pour une organisation.
Cet outil permet la collaboration, la communication et le partage de fichiers au sein d’une équipe. En outre, il prend en charge de nombreuses intégrations que chacun peut utiliser pour améliorer ses activités.
Alors, comment utiliser Microsoft Teams pour améliorer la productivité ?
Améliorer le travail à distance
Lorsque vos employés sont situés dans des endroits différents, Microsoft Teams est le moyen idéal de s’assurer qu’ils restent actifs lorsqu’ils travaillent à distance. Le manager peut surveiller les employés lorsqu’ils travaillent avec Microsoft Teams.
De plus, Microsoft Teams permet aux utilisateurs d’ajouter différentes intégrations et de personnaliser la façon dont ils souhaitent l’utiliser pour la productivité.
Par exemple, un employé peut mettre les notifications en pause pour se concentrer sur son travail. Par ailleurs, les employés peuvent utiliser différentes icônes pour indiquer aux autres ce qu’ils sont en train de faire, comme les icônes « Ne pas déranger » ou « Actif ».
Un lieu de réunion tout-en-un
Le meilleur atout de Microsoft Teams est sa capacité à faciliter la communication au sein de l’entreprise.
La collaboration au sein d’une équipe repose sur une communication constante. Vous pouvez discuter, appeler ou partager des fichiers à l’aide de Microsoft Teams. Ainsi, chaque membre de l’équipe reste informé de l’état d’avancement des projets.
En outre, cela permet de gagner du temps, car les gens n’ont pas besoin de se déplacer physiquement pour communiquer. Au lieu de cela, vous pouvez planifier votre réunion à l’aide de Microsoft Teams, avec tout le monde à bord, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez.
Comment programmer une réunion dans Microsoft Teams
Faciliter les réunions efficaces
Microsoft Teams permet à une organisation d’organiser davantage de réunions nécessitant moins de ressources et de planification.
En outre, les réunions à distance garantissent que chaque membre de l’équipe peut participer à la réunion et que chacun peut utiliser ses fonctions de collaboration, telles que le partage de fichiers en temps réel ou le partage d’écran.
Intégrations multiples
Microsoft Teams prend en charge différentes intégrations pour permettre à une organisation de continuer à travailler avec d’autres plateformes.
Par exemple, si vous utilisez Cisco Webex pour vos réunions, vous pouvez l’intégrer à Microsoft Teams. Ainsi, vous continuez à utiliser votre logiciel de réunion préféré tout en profitant des fonctionnalités de Microsoft Teams.
En outre, si vous utilisez un outil de gestion de projet comme Trello ou une plateforme comme GitHub, vous pouvez ajouter ses intégrations à Microsoft Teams pour que les membres puissent les utiliser, ce qui permet d’accroître la productivité.
Amélioration du travail d’équipe
Microsoft Teams est le meilleur outil pour améliorer le travail d’équipe. En effet, lorsque les membres se connectent via Microsoft Teams, ils peuvent voir à quelle activité ils sont affectés. Toute personne bloquée peut rapidement demander de l’aide aux autres membres.
De même, si vous travaillez sur un projet, les membres peuvent savoir qui travaille sur une section donnée, de sorte qu’en cas de dépendances, vous saurez qui contacter.
De même, tout le monde peut voir l’état des différents fichiers, ce qui permet de savoir qui a modifié quel fichier ou téléchargé quel contenu. Vous améliorez ainsi le travail d’équipe et la transparence, ce qui se traduit par une augmentation de la productivité au sein de l’organisation.
Des espaces de travail numériques flexibles
Microsoft Teams permet de mettre en place plusieurs canaux, de sorte que vous pouvez avoir un canal pour différentes activités.
Votre équipe peut partager des fichiers, converser, créer des listes de tâches, etc. dans les canaux créés. De cette manière, vous séparez les différentes activités dans les espaces de travail numériques, et les membres peuvent savoir quel canal rejoindre, en fonction de l’activité qu’ils veulent exécuter.
Permettre la personnalisation par l’utilisateur
Chacun peut personnaliser l’apparence de Microsoft Teams de son côté.
Par exemple, si votre organisation dispose de plusieurs canaux, vous pouvez définir les canaux officiels de communication de l’équipe comme favoris.
Ainsi, ces canaux seront placés en haut de la liste pour un accès rapide, ce qui permettra de gagner du temps et d’augmenter la productivité individuelle.
Conclusion
Microsoft Teams est un excellent logiciel de collaboration en équipe.
Il offre des fonctionnalités qui améliorent la productivité, telles que la prise en charge des intégrations, le travail d’équipe, la personnalisation, un espace de travail numérique, le travail à distance et des réunions améliorées.
La façon dont vous utilisez au mieux ses fonctionnalités garantit que Microsoft Teams améliorera la productivité de votre organisation.