Envoyer un e-mail en différé peut s’avérer extrêmement utile dans divers contextes, que ce soit pour gérer des communications professionnelles ou personnelles de manière plus efficace. En utilisant les fonctionnalités de planification d’envoi proposées par les principaux services de messagerie, vous pouvez vous assurer que vos messages arrivent au moment le plus opportun.
Cet article explique comment programmer l’envoi d’un e-mail avec les services de messagerie les plus courants comme Gmail et Outlook.
Pourquoi programmer l’envoi d’un e-mail est important
Programmer l’envoi d’un e-mail peut avoir plusieurs avantages. Par exemple, cela permet de :
- Respecter les heures de travail de vos correspondants.
- Envoyer des e-mails importants au moment optimal pour maximiser les chances de lecture.
- Gérer vos tâches de communication en avance, surtout pendant les périodes de vacances ou d’absence.
Gmail : La méthode de programmation d’un e-mail
Étapes pour programmer un e-mail sur Gmail
- Rédiger l’e-mail : Commencez par créer votre e-mail comme d’habitude. Saisissez l’adresse du destinataire, l’objet et le corps du message.
- Programmer l’envoi :
- Cliquez sur la flèche à côté du bouton « Envoyer ».
- Sélectionnez « Programmer l’envoi ».
- Choisir la date et l’heure :
- Une fenêtre s’ouvre, vous permettant de choisir parmi des options prédéfinies ou de définir une date et une heure personnalisées.
- Confirmer la programmation :
- Cliquez sur « Programmer l’envoi » pour finaliser.
Points à noter avec Gmail
- L’e-mail programmé restera dans votre dossier « Programmé » jusqu’à l’heure d’envoi prévue.
- Vous pouvez modifier ou annuler l’e-mail programmé à tout moment avant l’envoi en accédant à ce dossier.
Outlook : Utiliser la version web et l’application de bureau
Programmation sur Outlook web
- Rédiger l’e-mail : Comme d’habitude, créez un nouvel e-mail.
- Choisir l’envoi différé :
- Cliquez sur la flèche à côté du bouton « Envoyer ».
- Sélectionnez « Envoyer plus tard ».
- Définir la date et l’heure :
- Choisissez parmi les options prédéfinies ou définissez une date et une heure personnalisées.
- Valider l’envoi différé :
- Cliquez sur « Envoyer ». L’e-mail restera dans la boîte d’envoi jusqu’à l’heure spécifiée.
Programmation sur l’application de bureau d’Outlook
- Rédiger l’e-mail : Créez votre e-mail comme à l’accoutumée.
- Accéder aux options de livraison :
- Allez dans l’onglet « Options » du ruban.
- Cliquez sur « Délai de remise ».
- Configurer la date et l’heure :
- Dans la fenêtre « Propriétés », cochez la case « Ne pas envoyer avant ».
- Définissez la date et l’heure souhaitées.
- Finaliser la programmation :
- Cliquez sur « Fermer » puis « Envoyer ». L’e-mail sera maintenu dans la boîte d’envoi jusqu’à l’heure prévue.
Points à noter avec Outlook
- Les e-mails différés peuvent être modifiés ou annulés en les ouvrant dans la boîte d’envoi avant l’heure d’envoi programmée.
- Assurez-vous que l’ordinateur sur lequel Outlook est installé reste connecté à Internet à l’heure prévue d’envoi.
Utilisation d’autres services de messagerie
La plupart des services de messagerie populaires offrent une fonctionnalité de programmation similaire. Cherchez une option comme « Programmer l’envoi », « Envoyer plus tard » ou « Délai de remise » dans les paramètres ou les options d’envoi de votre e-mail.
Conseils importants pour l’envoi différé d’e-mails
- Vérifiez les fuseaux horaires : Assurez-vous que la date et l’heure d’envoi tiennent compte du fuseau horaire du destinataire.
- Double vérification : Toujours vérifier les détails avant de confirmer la programmation, surtout pour les e-mails critiques.
- Gérer les modifications : Sachez que vous pouvez annuler ou modifier l’envoi différé avant l’heure prévue.
Témoignage
Lors de mon expérience professionnelle, j’ai souvent eu besoin de planifier des e-mails pour m’assurer qu’ils soient lus à des moments spécifiques. Cela a été particulièrement utile pour coordonner des communications avec des collègues dans différents fuseaux horaires. Programmer l’envoi des e-mails m’a permis de gagner en efficacité et de mieux gérer mon emploi du temps.
Tableau récapitulatif
| Service de messagerie | Étapes principales |
|---|---|
| Gmail | Rédiger l’e-mail, Cliquer sur la flèche à côté d’ »Envoyer », Sélectionner « Programmer l’envoi », Choisir la date et l’heure, Confirmer la programmation |
| Outlook web | Rédiger l’e-mail, Cliquer sur la flèche à côté d’ »Envoyer », Sélectionner « Envoyer plus tard », Définir la date et l’heure, Valider l’envoi différé |
| Outlook application de bureau | Rédiger l’e-mail, Aller dans l’onglet « Options », Cliquer sur « Délai de remise », Configurer la date et l’heure, Finaliser la programmation |
N’hésitez pas à partager vos expériences et à poser des questions en commentaires. Vos retours sont précieux pour enrichir la discussion sur l’envoi différé des e-mails.