Le succès d’une réunion Zoom dépend de la manière dont l’hôte ou le modérateur prend en charge la discussion.
Tout comme lors d’une réunion en personne, vous devez contrôler qui parle, quand il le fait et pendant combien de temps afin d’éviter les situations chaotiques où plusieurs participants parlent en même temps.
Que vous animiez une conférence Zoom, un cours de yoga, une réunion de travail, un concert ou une soirée de jeux entre amis, les conseils de ce guide vous aideront à être le meilleur animateur.
Alors, comment devenir un bon animateur sur Zoom ?
Être un bon modérateur sur Zoom
Avez-vous déjà participé à une réunion Zoom où tout le monde parle en même temps et où les microphones de certains participants font des bruits bizarres tandis que d’autres se mettent en sourdine et se remettent en sourdine ?
C’est une scène chaotique qui fait que certaines personnes redoutent les réunions virtuelles.
Tout ce chaos peut être évité en désignant un modérateur Zoom pour gérer les participants. Un hôte peut agir en tant que modérateur ou désigner une autre personne pour le faire.
Ces conseils et astuces vous aideront à devenir un bon modérateur Zoom.
Avant la réunion Zoom
Effectuez les opérations suivantes avant la réunion Zoom.
Préparez-vous bien
Tout le monde peut modérer une réunion Zoom, mais il faut des compétences et un apprentissage constant pour devenir un pro.
Avant la réunion, familiarisez-vous avec les fonctionnalités de la plate-forme, notamment la façon de démarrer une réunion, de verrouiller la réunion lorsque tout le monde l’a rejointe et d’autres fonctionnalités qui aident à gérer les participants.
En outre, sachez comment utiliser la fonction de chat pour envoyer des messages latéraux aux participants, partager un écran et mettre en évidence la vidéo de l’orateur.
Appeler ou envoyer un e-mail aux participants
Lorsque vous planifiez une réunion Zoom, vous envoyez des invitations à tous les participants par e-mail. Qu’il s’agisse d’un cours de yoga, d’une conférence ou d’une réunion d’entreprise, les participants peuvent être emportés par leurs activités quotidiennes ou manquer le rappel.
C’est pourquoi il est préférable d’appeler ou d’envoyer un e-mail à chaque participant pour lui rappeler que la réunion est sur le point d’être lancée.
Pendant la réunion
Voici les meilleures pratiques à adopter pendant une réunion pour être un bon modérateur sur Zoom.
Verrouiller la réunion
Verrouiller une réunion Zoom permet d’éviter les interruptions causées par les utilisateurs qui se joignent tardivement à la réunion et qui causent des distractions pendant le déroulement de la réunion. Une fois que vos participants ont rejoint la réunion, verrouillez-la.
Suivez les étapes suivantes pour verrouiller une réunion Zoom :
Une fois que tous les participants ont rejoint la réunion Zoom, cliquez sur « Sécurité ».
Sélectionnez « Verrouiller la réunion ».
Vous recevrez une notification indiquant : « Vous avez verrouillé la réunion. Personne d’autre ne peut la rejoindre.
Mettre tout le monde en sourdine
Nous comprenons que le fait de mettre tout le monde en sourdine va à l’encontre de l’objectif d’une réunion virtuelle interactive, mais c’est la meilleure chose à faire.
De cette façon, les bruits des autres participants ne gâcheront pas la réunion, comme quelqu’un qui tire une chaise, éternue ou bâille. Vous rendrez les orateurs muets individuellement lorsque ce sera leur tour de prendre la parole.
Si quelqu’un souhaite poser une question, laissez-le utiliser la fonction » lever la main » de Zoom pour vous signaler de lui retirer la parole.
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Maintenir une posture d’autorité
En tant que modérateur, vous devez être le centre d’attention d’une réunion Zoom, car tous les participants vous observent pour savoir comment agir.
Tenez-vous droit et regardez la caméra de l’appareil ou la webcam. Vous pouvez également activer l’option Speaker View pour donner une image d’autorité aux participants.
Commencez par l’ordre du jour principal
Comme dans une réunion physique, la capacité d’attention des membres diminue au fil du temps. C’est pourquoi vous devez laisser les participants discuter de l’ordre du jour principal avant de passer à d’autres questions.
Il est conseillé de disposer d’un plan de l’ordre du jour principal dans un carnet de notes afin de guider les intervenants sur ce qui doit être abordé en premier.
Comment organiser et participer à une réunion Zoom
Écouter activement et utiliser des repères visuels
Il se peut que vous vous laissiez emporter par le désir de faire respecter les règles et les grandes lignes de la réunion, au point d’oublier l’élément essentiel de la modération de la discussion : l’écoute.
Si vous n’écoutez pas, vos phrases de transition seront fades et l’interaction semblera scriptée.
Écoutez activement l’orateur, en notant ses points, ses arguments et ses remarques finales.
S’il a posé une question ou exprimé une préoccupation, vous la noterez et l’aborderez plus tard au cours de la réunion. En même temps, utilisez des signes visuels pour montrer que vous écoutez, que vous êtes d’accord ou que vous avez besoin d’éclaircissements sur une question.
Par exemple, vous pouvez hocher la tête ou lever le pouce pour marquer votre accord avec l’orateur. Au contraire, vous pouvez hausser un sourcil pour indiquer que vous n’êtes pas satisfait d’une réponse, d’un point ou d’un argument.
Soyez flexible
Bien qu’il soit bon de suivre un script non écrit et l’ordre des événements lors d’une réunion Zoom, soyez flexible.
Par exemple, si un membre pose une question incontournable alors que ce n’est pas encore le moment de poser des questions, vous pouvez faire quelques entorses aux règles pour répondre à la question.
Après la réunion
Une fois la réunion Zoom terminée, votre rôle de modérateur n’est pas encore terminé.
Selon la nature de la réunion, vous pouvez envoyer un e-mail de remerciement aux participants pour leur présence à la réunion.
Fin de la réunion
Un modérateur peut faire ou défaire une réunion virtuelle en fonction de la manière dont il prend en charge l’événement. Pour être un bon modérateur sur Zoom, préparez-vous convenablement avant la réunion en vous familiarisant avec les caractéristiques techniques de la plateforme.
Suivez les conseils de ce guide pour réussir votre rôle de modérateur lors de votre prochaine réunion sur Zoom.