Organiser sa boîte de réception Gmail peut rapidement devenir une tâche chronophage. Heureusement, grâce aux filtres et libellés, il est possible d’automatiser cette gestion pour gagner du temps.
Ce guide pratique vous explique comment étiqueter et déplacer automatiquement vos e-mails dans Gmail afin de simplifier votre quotidien.
Créez des filtres personnalisés pour un tri efficace
Les filtres de Gmail permettent de trier automatiquement vos e-mails selon des critères précis comme l’expéditeur, le sujet ou encore des mots-clés. Voici les étapes détaillées pour créer ces filtres :
- Accédez aux paramètres de Gmail :
- Cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite, puis sélectionnez « Voir tous les paramètres ».
- Créez un filtre :
- Allez dans l’onglet « Filtres et adresses bloquées ».
- Cliquez sur « Créer un filtre ».
- Remplissez les champs, par exemple : « De » pour indiquer un expéditeur, ou « Objet » pour filtrer des mots spécifiques.
- Appliquez des actions automatiques :
- Cochez « Appliquer un libellé » et choisissez ou créez un libellé correspondant.
- Sélectionnez « Ignorer la boîte de réception (Archiver) » pour retirer les messages de votre vue principale.
« Les filtres Gmail sont l’arme secrète pour une boîte de réception ordonnée. »
Marc Lefevre, expert en gestion numérique
Simplifiez la gestion avec les libellés automatiques
Les libellés automatiques (ou Smart Labels) de Gmail catégorisent automatiquement certains types de messages, rendant l’organisation encore plus fluide. Voici comment les activer :
- Activez les Smart Labels : Rendez-vous dans les paramètres Gmail. Sous l’onglet « Fonctionnalités expérimentales », activez l’option Smart Labels.
- Explorez les catégories disponibles :
- Notifications : Pour regrouper les factures ou rappels.
- Forums : Pour les discussions collectives.
- Bulk : Pour les e-mails promotionnels ou newsletters.
Ces libellés fonctionnent en parallèle des filtres pour optimiser votre boîte de réception sans effort manuel.
« Les Smart Labels permettent de se concentrer sur ce qui compte vraiment, sans distractions inutiles. »
Sophie Durand, consultante en productivité
Tableau récapitulatif des différences entre filtres et libellés dans Gmail
| Caractéristiques | Filtres | Libellés |
|---|---|---|
| Fonction principale | Trier automatiquement les e-mails | Classer les e-mails manuellement ou automatiquement |
| Configuration | Via les paramètres Gmail, onglet Filtres | Via l’interface ou les paramètres Gmail |
| Actions possibles | Archiver, appliquer des libellés, supprimer | Organiser visuellement dans la boîte de réception |
| Exemples d’usage | Trier les factures par émetteur | Créer un dossier « Travail » pour les projets pro |
Étapes avancées pour une organisation optimale
Une fois les filtres et libellés configurés, vous pouvez pousser l’organisation plus loin :
- Créez des filtres spécifiques à vos projets ou activités récurrentes.
- Mettez en place des règles combinées, comme filtrer des expéditeurs spécifiques et les déplacer directement dans un libellé dédié.
- Utilisez des outils comme Assistant Étiquetage IA, disponibles sur le Google Workspace Marketplace, pour automatiser encore davantage.
Réponses aux questions fréquentes sur l’étiquetage automatique dans Gmail
Comment créer des filtres Gmail pour étiqueter automatiquement mes e-mails ?
Pour créer un filtre, accédez à vos paramètres Gmail, allez dans l’onglet « Filtres », cliquez sur « Créer un filtre », définissez vos critères et choisissez les actions à appliquer.
Les libellés Gmail fonctionnent-ils comme des dossiers ?
Pas exactement. Les libellés se comportent comme des tags, ce qui signifie qu’un même e-mail peut être lié à plusieurs libellés.
Puis-je déplacer automatiquement mes e-mails envoyés vers un libellé ?
Oui, avec des filtres personnalisés, vous pouvez archiver ou déplacer des messages envoyés vers un libellé sans rester dans le dossier « Envoyés ».
Avez-vous réussi à automatiser vos e-mails dans Gmail avec ces conseils ? Partagez vos astuces ou posez vos questions en commentaire pour échanger avec la communauté !