L’accusé de réception de lecture est une fonctionnalité utile pour savoir si vos emails ont été ouverts. C’est particulièrement crucial dans un contexte professionnel, où une confirmation de lecture peut éviter des malentendus ou des retards dans la communication. Cependant, dans Gmail, cette option n’est pas toujours simple à activer, et elle dépend du type de compte utilisé.
Voici un guide complet pour demander des accusés de réception dans Gmail, avec des solutions pour les comptes personnels et professionnels.
Fonctionnalité des accusés de réception dans Gmail : Ce qu’il faut savoir
Google Workspace : Une option dédiée aux comptes professionnels
Si vous utilisez un compte Google Workspace, Gmail propose une fonctionnalité intégrée pour demander un accusé de réception. Voici comment procéder :
- Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
- Cliquez sur “Nouveau message” pour composer un email.
- Rédigez votre message comme d’habitude.
- En bas à droite, cliquez sur les trois points verticaux.
- Sélectionnez “Demander une confirmation de lecture”.
- Envoyez votre mail.
Points importants pour les comptes Workspace :
- La confirmation de lecture est envoyée uniquement si le destinataire accepte de le faire.
- Cette fonctionnalité est réservée aux emails envoyés directement, excluant les mails transférés.
Citation :
« Les accusés de réception garantissent une communication efficace dans les environnements professionnels. Cependant, leur utilisation doit rester ciblée. » – Source : Google Support.
Limites pour les comptes Gmail personnels
Pour les utilisateurs de comptes Gmail standards, la messagerie ne propose pas de solution native pour demander des accusés de réception. Cependant, il existe des alternatives fiables.
Alternatives pour les comptes Gmail personnels : Extensions et astuces
Extensions Gmail pour accusés de réception
Les extensions tierces offrent une solution simple pour pallier l’absence de fonctionnalité native. Voici les outils les plus populaires :
- MailTrack : Ajoute un suivi aux emails avec des notifications de lecture.
- Boomerang : En plus des confirmations, cet outil permet de programmer des mails.
- Unlimited Email Tracker : Offre des suivis illimités pour les utilisateurs de Gmail.
Pourquoi choisir ces extensions ?
- Installation rapide via le web.
- Compatibilité totale avec Gmail.
- Disponibles en version gratuite avec des options avancées dans les formules payantes.
Comment installer une extension sur Gmail ?
- Accédez au Chrome Web Store.
- Recherchez l’extension souhaitée, comme Boomerang.
- Cliquez sur « Ajouter à Chrome ».
- Connectez-vous à votre compte Gmail pour activer les fonctionnalités.
Demander un accusé de réception explicitement
Une autre solution consiste à intégrer une demande dans le corps de votre email. Par exemple, vous pouvez écrire :
« Merci de bien vouloir confirmer la réception de ce message. »
Cette approche fonctionne mieux dans un cadre formel ou lorsqu’une réponse est essentielle.
Meilleures pratiques pour demander des accusés de réception
Être transparent avec vos destinataires
Demander une confirmation de lecture peut être perçu comme intrusif, surtout dans des contextes informels. Voici comment éviter les malentendus :
- Privilégiez les emails importants : Réservez cette demande aux communications essentielles.
- Informez vos interlocuteurs : Ajoutez une note expliquant pourquoi vous demandez une confirmation.
- Soyez courtois : Utilisez un ton poli pour renforcer votre relation professionnelle.
Choisir la bonne solution selon vos besoins
Le tableau suivant résume les options disponibles pour les comptes Gmail personnels et professionnels :
| Option | Comptes Workspace | Comptes Gmail personnels |
|---|---|---|
| Fonctionnalité native | Oui | Non |
| Extensions tierces disponibles | Non nécessaire | Oui |
| Confirmation par demande explicite | Optionnelle | Recommandée |
Témoignage utilisateur :
« L’extension MailTrack m’a permis de mieux gérer mes communications clients. Les notifications en temps réel sont un vrai plus ! » – Julien, responsable marketing.
Foire aux questions (FAQ) sur les accusés de réception Gmail
Quelles sont les options disponibles pour les comptes Gmail personnels ?
Les utilisateurs de comptes personnels doivent utiliser des extensions tierces, comme MailTrack ou Boomerang, ou demander explicitement une confirmation dans leur email.
Pourquoi mon accusé de réception ne fonctionne-t-il pas avec Workspace ?
Les accusés de réception dépendent du consentement du destinataire. Si ce dernier ne clique pas sur « Envoyer la confirmation », vous ne recevrez aucune notification.
Existe-t-il des alternatives aux extensions ?
Oui, vous pouvez demander manuellement une confirmation de lecture dans le contenu de votre message. Cette méthode reste simple et efficace.
Les accusés de réception Gmail sont essentiels dans les contextes professionnels, mais nécessitent parfois des outils spécifiques. Avez-vous une autre méthode pour assurer un suivi efficace de vos emails ? Partagez vos astuces en commentaires et enrichissez cette discussion collaborative.
Bonjour,
Tout d’abord, vous devez savoir que tous les utilisateurs de Gmail n’ont pas accès aux accusés de réception. La fonctionnalité n’est disponible que pour les utilisateurs disposant d’un compte professionnel ou scolaire. Si vous êtes un utilisateur gratuit ne disposant pas d’un nom de domaine personnalisé, l’option de réception de lecture Gmail ne s’affichera pas.
Si vous ne savez pas ce qu’est un compte professionnel ou scolaire, demandez-vous si vous utilisez une adresse électronique se terminant par @gmail.com ou un nom de domaine personnalisé tel que @comp.com ou @univ.edu. Si vous utilisez un compte @gmail.com, vous n’avez probablement pas la possibilité d’activer les accusés de réception Gmail.
Comment configurer les accusés de réception dans Gmail en tant qu’administrateur ?
Vous ne pouvez configurer les accusés de réception de Gmail au sein de votre organisation que si vous êtes un administrateur. Si vous disposez des privilèges d’administrateur, vous pouvez activer les accusés de réception de Gmail en cinq étapes simples, ce qui vous permettra de savoir si quelqu’un a lu vos e-mails :
1. Connectez-vous.
Tout d’abord, connectez-vous à votre console d’administration Google. Il se peut que vous disposiez d’un compte distinct doté de privilèges d’administration, assurez-vous donc d’utiliser ce compte.
2. Accédez aux paramètres de l’utilisateur.
Depuis la page d’accueil, suivez ce chemin pour accéder aux paramètres de l’utilisateur : Apps > Google Workspace > Gmail > Paramètres de l’utilisateur.
google-workspace-gmail
google-workspace-gmail-user-settings
3. Sélectionnez l’organisation appropriée.
Cette étape ne s’applique que si vous avez créé des sous-organisations dans votre console d’administration. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez passer à l’étape suivante. Si vous l’avez fait, allez dans la liste des organisations sur le côté gauche de la console, et sélectionnez l’unité organisationnelle spécifique pour laquelle vous configurez ce paramètre.
4. Indiquez les utilisateurs à activer.
Maintenant, allez à la section « Réception des e-mails », où vous pourrez activer ou désactiver la fonction de réception des e-mails pour différents groupes d’utilisateurs.
Vous avez plusieurs options ici, notamment :
Ne pas autoriser l’envoi de reçus de lecture : Désactive toute demande et tout renvoi de reçus de lecture pour vos utilisateurs.
Autoriser l’envoi de reçus de lecture à toutes les adresses de mon organisation ainsi qu’aux adresses électroniques suivantes : Par défaut, lorsque vous sélectionnez cette option, tous les utilisateurs de votre organisation seront capables d’envoyer et de recevoir des accusés de réception. Vous pouvez également limiter les réponses aux adresses de votre domaine et ajouter des adresses externes pour qu’elles puissent envoyer et recevoir des accusés de réception à vos propres utilisateurs. Par défaut, vos utilisateurs enverront également des accusés de réception de lecture automatiquement dans le cadre de cette option ; vous devrez cocher « Demander à l’utilisateur de répondre à chaque demande d’accusé de réception de lecture » pour donner cette option aux lecteurs.
Autorisez l’envoi de récépissés de lecture par courriel à n’importe quelle adresse électronique : Permet un nombre illimité de demandes et de retours de reçus de lecture impliquant des adresses au sein de votre organisation, y compris la correspondance avec des adresses extérieures à votre organisation.
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5. Cliquez sur Enregistrer.
Lorsque vous êtes satisfait de vos options, cliquez sur Enregistrer pour finaliser et appliquer les modifications.
Une fois que vous avez activé les accusés de réception pour votre entreprise, vous devez apprendre à vos utilisateurs à les utiliser si vous voulez maximiser leur productivité.
Comment demander un accusé de réception de lecture dans Gmail ?
Une fois la fonction activée, la demande d’un accusé de réception dans Gmail est un processus simple :
Cliquez sur Composer, comme vous le feriez normalement pour commencer un brouillon d’e-mail.
Ajoutez des participants et rédigez votre message, là encore, comme vous le feriez normalement.
Cliquez sur « Autres options », avant d’envoyer le message.
Cliquez sur « Demander un accusé de réception ». Notez que vous ne verrez cette option que si les accusés de réception sont activés dans votre organisation. Si vous ne la voyez pas, vous n’y aurez pas accès.
Envoyez le message. Votre destinataire peut envoyer une réponse de lecture automatiquement à l’ouverture du message, ou peut envoyer manuellement le reçu. Dans les deux cas, lorsque le reçu est envoyé, il apparaît dans votre boîte de réception pour chaque destinataire du message (à quelques exceptions près, que j’aborde ci-dessous).
Comment envoyer un accusé de réception de lecture Gmail ?
Selon les paramètres d’administration que vous avez choisis, votre compte peut envoyer un accusé de réception de lecture automatiquement dès que vous ouvrez le message. Sinon, si vous devez approuver manuellement le reçu, deux options vous seront proposées :
Envoyer des reçus vous permet d’envoyer un accusé de lecture immédiat à l’expéditeur.
Pas maintenant vous permet de retarder l’envoi d’un accusé de réception. Vous aurez la possibilité d’envoyer un accusé de réception la prochaine fois que vous ouvrirez le message.
Si ces options ne s’affichent pas, cela signifie que votre accusé a déjà été envoyé ou que les accusés de réception Gmail ne sont pas activés dans votre entreprise.
Lorsque les accusés de réception Gmail ne fonctionnent pas
Tout d’abord, vous devez savoir que les accusés de réception Gmail ne sont pas conçus comme un moyen infaillible de vérifier la livraison ou que quelqu’un a lu votre message. Ils fonctionnent comme prévu sur la plupart des systèmes de messagerie, mais il existe tout de même quelques exceptions. Par exemple, vous pouvez obtenir un accusé de réception si votre destinataire utilise un client de messagerie IMAP et marque votre message comme « lu » sans vraiment l’ouvrir.
Il se peut également que vous n’obteniez pas d’accusé de réception de lecture même après qu’une personne ait lu votre message, comme dans les cas suivants :
Vous avez envoyé un message à une liste de diffusion de groupe. Si les accusés de réception sont pris en charge lorsque vous avez plusieurs destinataires dans le champ CC, ils ne fonctionnent pas pour les groupes Gmail.
Les accusés de réception de Gmail sont limités d’une certaine manière. Votre administrateur a le contrôle sur qui peut envoyer et recevoir des accusés de réception de lecture, et quand.
Votre destinataire utilise une plate-forme de messagerie qui ne se synchronise pas en temps réel. Par exemple, les clients POP ne se synchronisent qu’à la demande et ne renvoient donc pas de récépissé de lecture à un moment précis.
Votre destinataire a la possibilité de ne pas envoyer de reçu et a choisi de ne pas le faire. Cela peut se produire (et se produit).
Maintenant que vous savez comment activer les accusés de réception dans Gmail, si vous souhaitez améliorer votre productivité par d’autres moyens, vous devriez prendre le temps de découvrir EmailAnalytics. Il s’agit d’une plateforme d’analyse et de visualisation des données tout-en-un, conçue spécialement pour Gmail.
Grâce à elle, vous pouvez étudier les habitudes de votre équipe en matière de messagerie, notamment le temps qu’il leur faut pour rédiger ou lire des e-mails, la façon dont ils organisent leur boîte de réception et les principaux moyens d’améliorer vos fils de messagerie pour gagner du temps. Essayez-le gratuitement dès aujourd’hui !