L’étiquette professionnelle veut que vous informiez vos correspondants par e-mail si vous ne pouvez pas répondre rapidement à leurs messages. Mais que faire si vous n’êtes pas en mesure de consulter votre messagerie assez régulièrement pour les en informer ? La réponse : mettez en place un répondeur automatique. Cette fonction est disponible dans de nombreuses applications de messagerie, y compris Gmail.
Un répondeur automatique envoie automatiquement une réponse à toute personne qui vous envoie un message électronique, l’informant de votre absence, de la fréquence à laquelle vous consulterez vos e-mails (le cas échéant) et de la date à laquelle l’expéditeur peut s’attendre à recevoir une réponse réelle. Vous pouvez configurer le message pour qu’il contienne tout ce que vous voulez, y compris les personnes à contacter en votre absence.
Vous pouvez même limiter ces réponses automatiques aux seules personnes figurant dans votre carnet d’adresses Gmail, afin d’éviter de répondre à des lettres d’information ou à des spams occasionnels susceptibles de passer les filtres de Gmail. C’est très pratique lorsque vous partez en vacances ou lorsque vous n’êtes pas au bureau.
À lire également : Comment trouver et supprimer les anciens e-mails dans Gmail
Configuration d’un répondeur de vacances hors du bureau dans Gmail
Suivez les étapes suivantes pour créer une réponse automatique aux courriers électroniques envoyés en dehors du bureau :
Sélectionnez l'engrenage Paramètres dans le coin supérieur droit de Gmail.
L'engrenage Paramètres dans Gmail
Sélectionnez Voir tous les paramètres.
Le bouton "Voir tous les paramètres" dans Gmail
Sélectionnez l'onglet Général.
Une capture d'écran des paramètres de Gmail avec l'onglet Général en surbrillance.
Dans la section Vacation responder, sélectionnez Vacation responder on.
Une capture d'écran des paramètres Gmail avec l'option Vacation Responder On en surbrillance.
Saisissez un objet (tel que "Absent du bureau jusqu'au 24") et le corps du message.
Votre message doit indiquer la date de votre absence, la date de votre retour au bureau, les personnes à contacter en votre absence (ainsi que leurs coordonnées) et si vous consulterez ou non vos e-mails pendant votre absence.
Message de réponse aux vacances dans Gmail
Dans le champ Premier jour, sélectionnez la première date de votre absence. Sélectionnez Dernier jour et indiquez la dernière date à laquelle vous serez absent du bureau.
Premier jour et Dernier jour dans Gmail Paramètres du répondeur de vacances
Si vous souhaitez envoyer des réponses automatiques uniquement aux personnes figurant dans votre carnet d'adresses, sélectionnez Envoyer une réponse uniquement aux personnes figurant dans mes contacts.
Sélection de la réponse à envoyer uniquement aux personnes de mon carnet d'adresses dans les paramètres de Gmail.
En bas de l'écran, sélectionnez Enregistrer les modifications.
Exclusion des messages du répondeur automatique de Gmail
Vous pouvez empêcher Gmail d’envoyer des réponses automatiques à certains messages en configurant des filtres qui suppriment (et éventuellement transfèrent) ces messages. Si vous accédez à Gmail dans les 30 jours, vous pouvez récupérer ces messages dans le dossier Corbeille.
Configuration d’un répondeur d’absence du bureau dans Gmail Mobile
Vous pouvez également créer un répondeur automatique pour les vacances en dehors du bureau avec Gmail mobile :
Ouvrez l'application Gmail. Dans la barre de recherche, appuyez sur l'icône Menu (trois lignes horizontales empilées) et sélectionnez Paramètres.
Dans l'écran Paramètres, sélectionnez votre adresse électronique dans la liste.
Dans la section Général, appuyez sur Vacation responder.
Basculez le répondeur de vacances sur Activé.
Captures d'écran de l'application Gmail montrant comment activer le répondeur de vacances
Utilisez le menu déroulant Premier jour pour sélectionner le premier jour où vous serez absent du bureau. Utilisez le menu déroulant Dernier jour pour sélectionner le dernier jour où vous serez absent du bureau.
Dans le champ Objet, tapez un objet approprié. Dans le champ Message, tapez votre message d'absence du bureau.
Si vous souhaitez envoyer des réponses automatiques uniquement aux personnes figurant dans votre carnet d'adresses, sélectionnez Envoyer uniquement à mes contacts.
Captures d'écran de l'application Gmail montrant comment configurer une réponse de vacances
En haut de l'écran, sélectionnez Terminé.Les modifications apportées dans Gmail mobile seront répercutées dans Gmail de bureau, et vice-versa.