Les réunions virtuelles et les services de conférence de Zoom ont transformé la dynamique du travail. Après l’épidémie de Covid 19, de nombreuses entreprises ont dû restructurer leurs activités pour permettre le travail à domicile.Même après la reprise des heures de travail normales, de nombreuses entreprises ont conservé une dynamique de travail à domicile pour permettre aux employés d’avoir un meilleur équilibre vie-travail.
Outre les réunions et conférences officielles, Zoom est idéal pour les réunions informelles avec la famille, les amis et les connaissances.
Aperçu de la participation à une réunion Zoom
Avant de participer à une réunion Zoom, l’hôte doit organiser la réunion. Il partage ensuite les détails de la réunion, y compris l’heure et l’ordre du jour, avec les participants. En général, l’organisateur partage un lien d’invitation à la réunion.
Les organisateurs peuvent activer des paramètres permettant aux participants de commencer à rejoindre la réunion après eux ou avant le début de la session. Cette dernière option est préférable car elle permet aux participants de se préparer à l’avance.
Si vous êtes nouveau dans Zoom, rejoindre une réunion peut être déroutant au début. Mais après un certain temps de pratique, vous vous rendrez compte que c’est une opération simple. La première chose à savoir est comment rejoindre un appel Zoom. Il existe plusieurs façons de le faire, notamment via l’application ou le site web de Zoom.
Voici les étapes à suivre pour rejoindre une réunion Zoom si vous avez l’application sur votre PC.
Cliquez sur le lien d’invitation à la réunion.
Cliquez sur le bouton « Ouvrir l’application Zoom » dans la fenêtre contextuelle.
Cliquez sur « Ok » à l’invite pour accéder aux fonctions vidéo et audio de votre ordinateur.
Cliquez sur « Accepter » pour autoriser les modifications en direct de Zoom.
Entrez votre nom d’affichage.
Cliquez sur « Audio » ou « Vidéo » pour vous connecter.
Cliquez sur « Rejoindre ».
Nous aborderons ensuite le meilleur moment pour rejoindre une réunion Zoom et d’autres règles d’étiquette pour les réunions Zoom.
Comment organiser et participer à une réunion Zoom
Meilleur moment pour rejoindre une réunion Zoom
Comme nous l’avons indiqué précédemment, il n’y a pas d’horaire fixe pour rejoindre une réunion Zoom, mais il est préférable d’être en avance. L’une des raisons pour lesquelles il est préférable d’être en avance pour un appel Zoom est que vous pouvez tester vos fonctions audio ou vidéo. Se rendre compte que votre microphone ou votre caméra ne fonctionne pas alors que la réunion est en cours peut être une source de distraction et vous donner l’impression d’être mal préparé.
Pour les réunions professionnelles sur Zoom, le fait d’être en avance vous donne également le temps de préparer votre contribution à la réunion. Par exemple, vous pouvez parcourir vos notes et préparer votre introduction. C’est aussi une excellente occasion de repérer et de corriger les distractions telles que l’arrière-plan, l’angle de la caméra ou le volume.
Si vous avez déjà participé à plusieurs réunions Zoom, vous êtes probablement familiarisé avec les préparatifs nécessaires. Dans ce cas, l’idéal est de rejoindre la réunion Zoom cinq minutes avant le début de la réunion. S’il s’agit de votre première réunion Zoom, prolongez le délai à dix ou quinze minutes, afin de tout mettre en place.
Outre votre microphone et votre caméra, il est essentiel de tester votre connexion Internet. Il peut être embarrassant de constater des décalages et des temps d’arrêt au cours d’une réunion Zoom. Des temps d’arrêt fréquents retardent également la réunion car vous ne pouvez pas contribuer à la réunion comme prévu.
Pour les nouveaux participants aux réunions Zoom, utilisez le temps qui précède le début de la réunion pour vous familiariser avec la fonction de mise en sourdine. La mise en sourdine consiste à bloquer tout son provenant de votre côté afin d’éviter de distraire les autres participants. Cette fonction est essentielle si vous assistez à la réunion Zoom depuis votre domicile. Assurez-vous d’être dans une pièce calme à laquelle les enfants et les animaux domestiques n’ont pas accès.
En outre, entraînez-vous à couper et à rétablir le son. Rappelez-vous que votre microphone doit être en sourdine lorsqu’une autre personne parle. Veillez à apprendre à rétablir le son, afin d’éviter que vous ne parliez alors que votre micro est en sourdine.
Enfin, notez les notes et les présentations pertinentes, la proximité du chargeur de votre ordinateur, ainsi qu’un stylo et du papier pour prendre des notes. Familiarisez-vous également avec les commandes de Zoom telles que « Chat » et « Record » si vous souhaitez enregistrer la réunion pour la consulter ultérieurement.
Comment rejoindre une réunion de test Zoom
Résumé
Bien qu’il n’y ait pas d’horaire fixe pour rejoindre les réunions Zoom, il est préférable de les rejoindre cinq à dix minutes plus tôt. Cela vous permet de revoir certains éléments, tels que vos paramètres audio et vidéo, vos notes et l’angle de la caméra.
Avant de rejoindre une réunion Zoom, assurez-vous d’être dans une pièce calme et bien éclairée, avec un arrière-plan uni. Fermez le chargeur de votre ordinateur et vérifiez que votre connexion Internet est stable.