Commencer un e-mail par la bonne formule de salutation est crucial. Elle donne aux destinataires leur première impression de vous et donne le ton du reste du message. Cela peut faire la différence entre le fait que votre destinataire ferme l’e-mail immédiatement (et le condamne à la corbeille) ou qu’il continue à lire.
Commencer un e-mail de la bonne manière
Il n’existe pas de règle absolue sur la façon de commencer un message électronique. Dans le passé, il existait des règles strictes concernant l’utilisation de « Cher » suivi d’un nom de famille dans toute lettre ou courriel formel. En aucun cas, vous ne vous adresseriez à un parfait inconnu en lui disant « Hé ! ».
De nos jours, les lignes sont plus floues. Tout dépend de votre connaissance du destinataire, du contexte du message et de ce que vous attendez de votre message.
Du point de vue de la ponctuation, il y a tout de même quelques règles à respecter. Commencez par mettre une virgule après la formule de politesse, puis mettez une majuscule à la première lettre de la première phrase. Par exemple :
« Chère Mme Smith,
Je vous écris en réponse à… »
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Trouvez le bon contact
Lorsque vous envoyez un courriel froid, il est important de faire un effort pour personnaliser votre message – ce n’est pas un secret qu’un courriel personnalisé a plus de chances d’être ouvert, lu et suivi qu’un courriel générique.
Dans la mesure du possible, faites vos recherches et déterminez exactement à qui vous devez envoyer votre message. Pour commencer, essayez de trouver une adresse électronique directe plutôt qu’une adresse générique de service d’assistance. Ensuite, faites de votre mieux pour trouver la personne la plus pertinente à qui s’adresser. Si vous espérez promouvoir un logiciel de marketing par e-mail mais que vous vous adressez au responsable des relations publiques, vous réduisez vos chances de réussite.
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Déterminez l’objectif/le but de votre e-mail
Que vous meniez une campagne d’email marketing de masse ou que vous écriviez un email sur mesure à un destinataire connu, il est toujours utile de garder à l’esprit l’objectif de votre email.
Votre objectif peut être de vous présenter ou de présenter votre entreprise pour la première fois (cold outreach), de récupérer un prospect perdu ou un client dormant, ou simplement d’envoyer votre newsletter mensuelle. Quoi qu’il en soit, le fait de connaître l’objectif de votre e-mail et son contexte vous aidera à le lancer de la manière la plus appropriée.
En cas de doute, optez pour une approche plus formelle
Un message personnalisé est généralement plus engageant qu’un message formel, mais il arrive que le fait d’être trop détendu puisse froisser les gens. Si vous n’êtes pas sûr du ton à adopter, le plus sûr est d’être un peu plus formel plutôt que trop amical. Ensuite, vous pourrez adapter votre ton en fonction de la réponse que vous recevrez, si nécessaire.
Surveillez votre grammaire
Un moyen infaillible de donner à votre destinataire une mauvaise première impression est de faire des erreurs de grammaire. Lorsqu’il s’agit de commencer votre message, la principale ponctuation dont vous devez vous préoccuper est la virgule qui suit le nom du destinataire.
Que vous choisissiez ou non d’inclure une virgule n’est pas important. C’est la cohérence qui compte. En règle générale, si vous utilisez une virgule après la salutation, vous en utiliserez une à la fin de votre lettre, lorsque vous signerez.
Tenez compte du contexte du message
Enfin, pour que votre e-mail ait un sens (et donc un impact), la formule de salutation doit être en accord avec le reste de votre message. Le ton, l’objectif et le style de votre message doivent se refléter dans la façon dont vous vous adressez au destinataire. S’il y a un décalage, vous risquez de créer une confusion.
Imaginons que vous envoyiez un message à un client fidèle pour lui annoncer qu’il a été soigneusement sélectionné pour bénéficier d’une nouvelle promotion intéressante. Le contexte du message suggère que vous adressiez l’e-mail de manière personnalisée et amicale, par exemple « Salut [prénom] ! ». Commencer par « Cher monsieur/madame » serait incongru et déroutant.
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Salutation des e-mails froids
Lorsque vous vous adressez à un contact avec lequel vous n’avez aucun lien préalable, il est important de trouver le bon ton. Si vous êtes trop familier, vous le rebuterez tout de suite et finirez probablement dans le dossier de courrier indésirable. Dans ce cas, que vous connaissiez ou non leur nom, il est toujours préférable de rester formel.
Si vous ne connaissez pas leur nom :
C’est délicat si vous envoyez un message par courrier électronique mais que vous n’avez pas de nom précis. Faites de votre mieux pour trouver un nom de contact, même s’il ne s’agit pas de la personne exacte que vous essayez de joindre. Toutefois, si vous ne pouvez vraiment pas le trouver, les formules de salutation suivantes sont tout à fait acceptables :
- « Cher monsieur/madame »
- « A qui de droit »
- « À… », par exemple « Au directeur financier ».
Si vous connaissez leur nom : - « Cher Monsieur/Madame/Mlle [nom de famille] »
- Cher [prénom]
Les e-mails froids sont toujours plus efficaces si vous avez fait des recherches au préalable. Ainsi, vous pouvez ajouter un contexte personnalisé immédiatement après votre salutation. Par exemple :
« Cher Monsieur Smith,
J’ai vraiment apprécié votre dernier article sur … »
J’ai vraiment apprécié votre dernier article sur … »
Toute forme de personnalisation adoucit votre message de bienvenue et augmente les chances que le destinataire poursuive sa lecture.
Salutations informelles
Les salutations informelles par e-mail sont celles que nous utilisons tous les jours : avec nos patrons, nos familles, nos amis et nos connaissances. Cela dit, les salutations informelles par e-mail sont de plus en plus utilisées dans des contextes traditionnellement formels, comme les e-mails de prospection à froid dont nous venons de parler. La manière et le moment de les utiliser dépendent entièrement du style et de la voix de votre marque :
- « Cher [prénom] »
- « Bonjour »
- « Salut »
- « Hey »
- « J’espère que cet email vous trouvera bien »
- « J’espère que vous avez apprécié votre week-end »
- « J’espère que vous allez bien »
- « J’espère que vous passez une bonne semaine »
- « Comment allez-vous ? »
- « Comment ça va ? »
- « J’aimerais avoir votre avis sur… »
- « Ca fait longtemps qu’on ne s’est pas vu »
- « Cela fait un moment »
Salutations de suivi
Les courriels de suivi sont faciles à démarrer, car vous avez l’incitation parfaite pour vous lancer. Ils vous permettent également d’aller rapidement à l’essentiel :
- « Comme nous l’avons dit lors de notre conversation téléphonique… »
- « Comme promis, voici… » 21.
- « Je prends des nouvelles de… »
- « Pour faire suite à notre réunion… »
- « Pouvez-vous s’il vous plaît me fournir une mise à jour sur … »
- « Voici de plus amples informations sur… »
- « J’ai été ravi de vous rencontrer à [événement] ».
Répondre à un e-mail
La réponse à un e-mail est similaire à la rédaction d’un e-mail de suivi. Elle vous permet de renvoyer une réponse avec un message d’accueil direct :
- « Merci pour la réponse rapide »
- « Merci de m’avoir répondu »
- « Merci pour la mise à jour »
- « Content d’avoir de vos nouvelles »
L’heure de la journée
L’utilisation de l’heure de la journée pour ouvrir le message est toujours gagnante – c’est amical, mais relativement formel :
- « Bonjour » (avant midi)
- « Good afternoon » (De midi à 18h)
- « Bonsoir » (A partir de 18 heures)
- « G’day » (utilisé en Australie)
Une réponse à un déclencheur
Lorsque quelque chose vous a incité à écrire un courrier électronique, vous pouvez souvent vous passer d’une formule de salutation comme « Cher » ou même « Bonjour ». Il est tout à fait acceptable de faire de l’objet de votre message la salutation elle-même. Par exemple, si votre contact vient de gagner un prix, il serait étrange d’écrire :
« Chère Sarah,
Félicitations pour avoir gagné le premier prix à … ».
Au lieu de cela, cela semblerait plus naturel :
« Félicitations pour avoir gagné le premier prix, Sarah ! Je savais que tu pouvais le faire ! »
Donc, si vous êtes sur le point de commencer à propos d’un e-mail, pensez au contexte dans lequel vous l’écrivez, et envisagez d’utiliser ce déclencheur contextuel comme votre ouverture :
- « Félicitations pour… »
- « J’espère que vous avez apprécié vos [vacances/événement] »
- « J’adore votre récent [article/poste social/photo/vidéo] »
- « Je pensais justement à toi »
- « Cela m’a fait penser à toi »
- « [Un ami/contact commun] m’a rappelé de prendre contact avec vous ».
Écrire à plusieurs personnes
Vous avez quelques choix lorsque vous écrivez à plusieurs destinataires à la fois. Essayez de commencer votre message par « Salut tout le monde », ou :
- « Salut [prénom 1], [prénom 2] et [prénom 3] ».
Lorsqu’une personne voit son nom dans une liste, elle est plus susceptible d’ouvrir l’e-mail et de le lire.
Salutation en argot
Ces salutations doivent être réservées aux personnes que vous connaissez bien et avec lesquelles vous partagez un jargon plus familier. Ces salutations sont souvent le domaine des jeunes générations, mais pas nécessairement :
- « Yo »
- « Alright »
- « Howdy »
- » ‘Sup «
Salutations humoristiques
Faire preuve d’humour peut être un moyen utile de briser la glace. Ce style est souvent utilisé dans les e-mails de vente promotionnels pour augmenter les taux d’ouverture et de lecture.
Mais vous devez être sûr de votre public, ou cela pourrait rendre les choses gênantes. Il est préférable d’utiliser un ton léger, plutôt qu’une blague complète :
- « Happy Hump Day »
- « Seulement x jours jusqu’à vendredi »
- « Joyeux Fri-YAY ! »
- « J’espère que vous survivrez »
- « Tu as pris ton café ? »
- « Encore moi… »
Résumé
Lorsque vous lancez un e-mail, vous devez être conscient du destinataire et du contexte du message. Ces deux éléments détermineront la manière dont vous rédigerez ces mots d’introduction si importants.
Une salutation bien rédigée déterminera l’accueil réservé au reste de votre message, que vous contactiez un client potentiel ou votre meilleur ami. Nous espérons que cette liste vous aidera à choisir les bons mots en fonction des circonstances. N’hésitez pas à utiliser ces idées dans votre correspondance quotidienne.