À l’opposé de l’extranet, l’intranet est un réseau local qu’on utilise en interne au sein d’une organisation. Le principe de base demeure le même : l’espace permet le partage d’informations et de documents privés entre les salariés de l’entreprise. Les équipes peuvent par exemple télécharger des informations du comité d’entreprise ou des documents de notes de frais. Elles peuvent consulter des données sur leur situation salariale, des documents internes sur leur grille de rémunération, etc. Le site intranet permet donc d’accéder à des applications métiers facilitant la vie d’entreprise.
Utiliser un site intranet : pour quoi faire ?
Les entreprises utilisent un site intranet principalement pour :
- Améliorer la rétention et la motivation des salariés ;
- Améliorer la productivité des équipes ;
- Optimiser les conditions de travail des équipes transfrontalières ;
- Connecter et fédérer les collaborateurs ;
- Stocker des fichiers ;
- Partager des actualités en interne.
D’ailleurs, il est même possible de transformer votre intranet en digital workplace toujours pour offrir plus de flexibilité dans la conduite de vos activités.
Centraliser les données pour une plus grande productivité
L’objectif des intranets à leur apparition était principalement de permettre une communication descendante de la direction vers les employés. Les avis négatifs au sujet des sites intranet d’entreprise viennent d’ailleurs du fait que certains pensent toujours que c’est leur seule finalité.
Les intranets ont évolué depuis. De nos jours, ils permettent également une communication horizontale et ascendante pour un meilleur engagement des salariés. Encore mieux, les plateformes intranet permettent désormais de concentrer tous les outils collaboratifs utilisés par les employés ainsi que les données internes d’une entreprise pour un meilleur rendement.
Utiliser un site intranet : les avantages
Qu’il s’agisse d’un intranet sur site ou d’un portail intranet cloud, un intranet collaboratif offre plusieurs avantages. Voici un petit aperçu des plus importants :
- Une meilleure rétention des employés et un meilleur onboarding ;
- Améliorer la collaboration entre les équipes et les employés ;
- Encourage le partage de connaissances entre les salariés ;
- Une intégration complète avec des applications et outils tiers ;
- Améliorer le rendement des collaborateurs ;
- Des employés plus alignés et motivés avec la culture d’entreprise ;
- Fédérer et relier les salariés entre eux ;
- Améliorer la communication interne ;
- Un accès central et rapide à l’information interne, quel que soit l’endroit.
Améliorer la collaboration et la communication interne
Pour survivre et prospérer dans le marché concurrentiel actuel, une entreprise se doit de s’adapter et d’être agile. Pour s’adapter, il est nécessaire d’agir vite. Pour agir vite, il faut une communication efficace. Peu importe leur rôle dans l’entreprise et où ils se trouvent, l’intranet permet de centraliser la communication et l’information pour vos employés.
Ajoutez à cela une sécurité renforcée pour vos données, une interface simple d’utilisation et conviviale, une adoption rapide, des intégrations avec vos applications d’entreprise (Teams, Slack, Microsoft 365, Google Workspace, etc.) … et vous avez la solution pour une organisation plus agile. Un navigateur et une connexion internet : voilà tout ce qu’il vous faut.
Quels éléments doit comporter un site intranet ?
Par nature, un site intranet doit offrir des fonctionnalités essentielles à la collaboration et à la communication. En voici quelques exemples :
Personnalisation
Vous pouvez personnaliser votre intranet depuis vos thèmes de couleur à vos notifications email, vos pages de connexion et votre nom de domaine afin que votre image de marque résonne à travers votre site intranet.
Archivage automatique
Avec la gestion du cycle de vie du contenu, la plateforme intranet s’assure que votre contenu reste toujours à jour. Si le contenu est obsolète, des notifications vous seront envoyées pour l’archiver s’il s’agit d’informations dont personne n’a besoin ou pouvoir le maintenir à jour.
Fils d’actualités
Terminé avec les distractions. Votre site intranet vous permet de proposer des fils d’actualités pertinents et personnalisés pour chacun de vos salariés. Il est aussi possible de personnaliser votre fil d’actualité uniquement avec les groupes et les communautés qui vous intéressent.
Outils Analytics
Vous pourrez évaluer et mesurer un post spécifique, une campagne interne et le degré d’engagement des employés avec l’entreprise en utilisant les fonctionnalités Analytics. C’est très pratique pour améliorer l’engagement de vos collaborateurs.
Features : Métriques disponibles pour analyser l’usage et la performance de votre intranet.
Communautés sociales
Avoir des employés plus productifs et épanouis : tel est l’objectif fondamental d’une solution intranet. Il n’est pas toujours facile de rassembler des équipes internationales. Il est donc nécessaire d’impliquer les salariés dans l’entreprise. Un site intranet offre des communautés pour que les employés puissent commenter, liker, et partager des publications avec le reste de l’entreprise.
Featurs : Intégration des réseaux sociaux dans votre intranet.
Éditeur de pages
Un site intranet peut faire beaucoup plus que simplement informer. Un éditeur de pages intranet est utile pour mettre en place une page pour toutes vos demandes IT, construire des pages wiki, créer une FAQ spécifique à chaque département, simplifier l’intégration de nouveaux employés.
Features : L’usine à site vous permet de créer des pages à partir de template pré-conçus.
Annuaire des employés
La plupart des sites intranet disposent d’un annuaire des employés. Les plateformes les plus avancées vous proposent une synchronisation automatique. Si l’intranet le permet, un annuaire vous permet de trouver rapidement un collègue selon ses compétences, sa fonction, son lieu de travail, etc.
Features : L’organigramme dynamique vous permet de retrouver vos collaborateurs, leurs services, et leur lieu de travail.
Application mobile
Les intranets modernes sont disponibles sur application mobile. Cela permet de rester connecté même en étant en déplacement. Les employés qui n’utilisent pas un ordinateur comme outil principal de travail et ceux qui sont sur le terrain ont ainsi la possibilité de rester en lien avec l’entreprise, quel que soit leur emplacement.
Features : Une App Mobile en marque blanche pour toucher les frontlines workers.
Recherche globale
La fonctionnalité la plus utilisée par un intranet est la recherche. Les meilleurs intranets vous proposent des outils de recherche pour trouver l’information à travers l’annuaire des employés, les publications et les pages. D’autres vont encore plus loin en permettant de rechercher l’information dans les logiciels tiers intégrés à l’intranet.
Features : Le SmartBot répond à toutes vos questions. Il consulte vos documents, trouve l’information recherché et vous l’envoie dans une conversation.
Collaboration
Vous pouvez travailler directement sur des applications couramment utilisées dans votre suite collaborative, des présentations et documents en utilisant les intranets modernes. Au lieu de renvoyer à un fichier stocké dans le Cloud, vous pouvez donc éditer directement sur l’intranet. Cela sert notamment à booster la collaboration au travail.
Partage de fichiers
Un site intranet peut avoir son propre système de gestion des fichiers. Cependant, il peut aussi intégrer des solutions de partage des fichiers existantes (Dropbox, One Drive, Google Drive, etc.).
Intranet est vraiment la solution idéale aujourd’hui pour centraliser et protéger les informations de votre entreprise. Il vous permet de fidéliser et engager vos employés en boostant la collaboration.
Intégration des réseaux sociaux
Vous pouvez désormais partager vos communications externes au sein de votre intranet. Cette pratique permet d’améliorer l’engagement de vos collaborateurs, de les informer des nouveautés et de réutiliser du contenu déjà existant.
L’IA au cœur de la contribution
L’IA générative représente une technologie innovante facilitant la création de contenu au sein de votre intranet. Une fois intégrée à votre écosystème, elle permet à vos contributeurs de rédiger un article en quelques clics seulement.