Comment choisir son logiciel de GED ?

La gestion efficace des documents est essentielle pour les entreprises de toutes tailles. Avec la numérisation croissante des informations et la nécessité de stocker, organiser et retrouver rapidement des documents, un logiciel de Gestion Électronique de Documents (GED) devient indispensable. Cependant, choisir le bon logiciel de GED peut être une tâche complexe étant donné la variété d’options disponibles sur le marché. Dans cet article, nous vous guiderons à travers les éléments clés à considérer lors du choix d’un logiciel de GED afin d’optimiser la gestion de vos documents.

• Évaluez vos besoins spécifiques : Avant de commencer à chercher un logiciel de GED, il est important d’évaluer vos besoins spécifiques. Prenez le temps d’analyser les processus documentaires de votre entreprise, les types de documents que vous gérez, les fonctionnalités nécessaires et les problèmes actuels que vous souhaitez résoudre. Définissez des objectifs clairs pour la mise en place d’un système de GED afin d’orienter votre recherche.
• Prenez en compte les fonctionnalités essentielles : Un bon logiciel de GED devrait offrir des fonctionnalités essentielles pour la gestion efficace des documents. Assurez-vous que le logiciel que vous envisagez possède les fonctionnalités de base telles que la capture, l’indexation, le stockage sécurisé, la recherche et la récupération des documents, ainsi que la possibilité de définir des autorisations d’accès. Évaluez également si le logiciel propose des fonctionnalités avancées telles que la collaboration en temps réel, les workflows automatisés, la gestion des versions et l’intégration avec d’autres systèmes.
• Assurez-vous de la convivialité et de l’ergonomie : Un logiciel de GED efficace devrait être convivial et facile à utiliser pour les utilisateurs de tous niveaux. Testez les démonstrations ou demandez des essais gratuits pour évaluer l’interface utilisateur, la navigation, la recherche et l’accessibilité des fonctionnalités. La convivialité et l’ergonomie du logiciel auront un impact direct sur l’adoption et l’utilisation quotidienne par votre équipe.
• Vérifiez la compatibilité et l’intégration avec votre infrastructure existante : Assurez-vous que le logiciel de GED que vous choisissez est compatible avec votre infrastructure informatique existante. Vérifiez si le logiciel fonctionne sur votre système d’exploitation, qu’il est compatible avec vos autres logiciels et qu’il peut s’intégrer facilement avec vos outils et applications existants tels que les clients de messagerie, les systèmes de gestion d’entreprise (ERP) ou les solutions de CRM. Une intégration fluide facilitera la transition vers le nouveau système de GED.
• Évaluez les options de stockage et de sécurité (suite) : Assurez-vous que le logiciel offre des mesures de sécurité avancées telles que le cryptage des données, la gestion des droits d’accès, les journaux d’audit et les sauvegardes régulières. Vérifiez également les options de stockage proposées par le logiciel, qu’il s’agisse d’un stockage en cloud, sur site ou d’une combinaison des deux. Évaluez la capacité de stockage, la redondance des données et la fiabilité du fournisseur de stockage pour assurer la protection et l’intégrité de vos documents.
• Considérez l’évolutivité et la flexibilité : Votre entreprise est susceptible de croître et d’évoluer, il est donc important de choisir un logiciel de GED qui peut s’adapter à vos besoins futurs. Évaluez la capacité du logiciel à évoluer en termes de stockage, de nombre d’utilisateurs et de fonctionnalités supplémentaires. Assurez-vous également que le logiciel offre une flexibilité dans la configuration et la personnalisation pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.
• Vérifiez la réputation du fournisseur : La réputation et l’expérience du fournisseur de logiciel de GED sont des facteurs importants à prendre en compte. Faites des recherches sur le fournisseur, consultez les avis des clients et vérifiez sa stabilité financière. Choisissez un fournisseur fiable et bien établi pour assurer un support technique de qualité, des mises à jour régulières et une pérennité du logiciel à long terme.
• Évaluez le coût total de possession : Le coût est un élément crucial dans le choix d’un logiciel de GED. Évaluez les différentes options de tarification proposées par les fournisseurs, qu’il s’agisse d’un abonnement mensuel, d’un modèle de licence perpétuelle ou d’un coût basé sur le nombre d’utilisateurs. Prenez en compte le coût initial de mise en place, les frais de licence, les coûts de maintenance et de support, ainsi que les coûts de formation. Comparez les différentes options en fonction de vos besoins et de votre budget.

Avec quel logiciel ouvrir un fichier GED ?

Le terme « GED » (Gestion Électronique de Documents) fait référence à un système de gestion des documents électroniques plutôt qu’à un format de fichier spécifique. Par conséquent, il n’existe pas de logiciel spécifique pour « ouvrir » un fichier GED.

Cependant, lors de la mise en œuvre d’un système de GED, il est courant d’utiliser un logiciel dédié pour gérer et accéder aux documents stockés dans le système. Ces logiciels de GED offrent généralement des fonctionnalités pour créer, organiser, stocker, rechercher et récupérer des documents électroniques.

Le choix du logiciel dépendra du système de GED que vous utilisez ou prévoyez de mettre en place. Certains exemples de logiciels populaires de GED incluent :

1. Alfresco : Un logiciel de GED open-source offrant des fonctionnalités complètes pour la gestion des documents et la collaboration.
2. SharePoint : Une solution de gestion des contenus d’entreprise développée par Microsoft, qui propose des fonctionnalités de GED ainsi que d’autres outils de collaboration.
3. Laserfiche : Un logiciel de GED complet avec des fonctionnalités avancées telles que la capture de documents, la gestion des workflows et l’automatisation des processus.
4. DocuWare : Un logiciel de GED basé sur le cloud qui permet la numérisation, l’indexation et la recherche de documents électroniques.
5. OpenText : Une suite de logiciels de gestion de contenu d’entreprise (ECM) qui comprend des fonctionnalités de GED, de gestion des processus métier et de collaboration.

Il est important de noter que ces logiciels de GED sont généralement utilisés pour gérer les documents stockés dans leur propre système de gestion. Par conséquent, pour accéder et ouvrir des fichiers spécifiques dans un système de GED, vous devrez utiliser le logiciel associé à ce système.

Si vous avez reçu un fichier spécifique portant l’extension « .GED », il est possible qu’il s’agisse d’un format de fichier propre à une application ou un logiciel spécifique utilisé dans le cadre d’un système de GED particulier. Dans ce cas, vous devrez vérifier quelle application ou logiciel est associé à ce format de fichier spécifique et utiliser ce dernier pour ouvrir et accéder au contenu du fichier.

Il est recommandé de se référer à la documentation fournie avec le système de GED utilisé ou de contacter le support du logiciel pour obtenir des instructions précises sur l’ouverture et l’accès aux fichiers dans ce contexte spécifique de GED.

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Quels sont les différents types de GED ?

Il existe différents types de systèmes de Gestion Électronique de Documents (GED) qui peuvent être utilisés en fonction des besoins spécifiques d’une entreprise. Voici quelques-uns des types de GED les plus couramment rencontrés :

• Système de GED autonome : Il s’agit d’un système de GED indépendant qui gère l’ensemble du processus de gestion des documents électroniques, depuis la numérisation et l’indexation jusqu’au stockage, à la recherche et à la récupération des documents. Ces systèmes sont généralement installés localement sur les serveurs de l’entreprise.
• Système de GED basé sur le cloud : Ces systèmes de GED sont hébergés sur des serveurs distants et accessibles via Internet. Ils offrent des avantages tels que la facilité d’accès, la collaboration en ligne et la sauvegarde automatique des données. Les entreprises peuvent souscrire à des services de GED basés sur le cloud et payer en fonction de leurs besoins.
• GED intégré à un logiciel de gestion d’entreprise (ERP) : Certains logiciels de gestion d’entreprise, tels que les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP), intègrent des fonctionnalités de GED. Cela permet aux entreprises de gérer leurs documents directement à partir de leur logiciel ERP, ce qui facilite la centralisation des données et la coordination des processus.
• Système de GED orienté métier : Ces systèmes de GED sont conçus pour répondre aux besoins spécifiques d’un secteur d’activité ou d’une profession particulière. Par exemple, il existe des solutions de GED spécifiques pour les cabinets d’avocats, les organismes gouvernementaux, les entreprises de santé, etc. Ces systèmes sont souvent personnalisés pour s’adapter aux exigences et aux flux de travail spécifiques de l’industrie concernée.
• Système de GED open-source : Les logiciels de GED open-source sont des solutions disponibles gratuitement et dont le code source est accessible à tous. Ils offrent une flexibilité et une personnalisation élevées, mais nécessitent généralement une expertise technique pour la configuration et la maintenance.

Chaque type de GED a ses avantages et ses inconvénients, et le choix dépendra des besoins spécifiques de l’entreprise, de sa taille, de son budget, de ses flux de travail et de ses préférences en matière de déploiement et de gestion des données.

Il est important de noter que la gestion électronique des documents ne se limite pas seulement aux systèmes de GED, mais peut également inclure d’autres technologies et pratiques telles que la capture de documents, la gestion des workflows, la gestion des enregistrements, la gestion des connaissances, etc. L’intégration de ces différents aspects peut être nécessaire pour une gestion complète et efficace des documents dans une entreprise.

Comment mettre en place un système de GED ?

La mise en place d’un système de Gestion Électronique de Documents (GED) nécessite une planification et une méthodologie bien définies. Voici un guide étape par étape pour vous aider à mettre en place un système de GED dans votre entreprise :

• Définissez vos objectifs et vos besoins : Identifiez les problèmes spécifiques liés à la gestion des documents que vous souhaitez résoudre. Déterminez les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à la mise en place d’un système de GED, tels que l’amélioration de l’efficacité, la réduction des coûts, la conformité réglementaire ou l’amélioration de la collaboration.
• Évaluez vos processus documentaires existants : Analysez vos flux de travail documentaires actuels pour comprendre comment les documents sont créés, utilisés, stockés et récupérés. Identifiez les goulots d’étranglement, les inefficacités et les lacunes dans vos processus actuels.
• Choisissez le bon logiciel de GED : Recherchez et sélectionnez le logiciel de GED qui répond le mieux à vos besoins et à vos objectifs. Évaluez les fonctionnalités, la convivialité, la compatibilité, la sécurité, l’évolutivité et le coût total de possession du logiciel. Assurez-vous qu’il s’intègre bien à votre infrastructure existante.
• Planifiez la mise en œuvre : Établissez un plan détaillé pour la mise en place du système de GED. Identifiez les ressources nécessaires, définissez les rôles et les responsabilités, et établissez un calendrier réaliste. Prévoyez également une phase de test et de formation pour vous assurer que les utilisateurs sont familiarisés avec le nouveau système.
• Numérisez vos documents existants : Si vous avez des documents papier, numérisez-les pour les intégrer au système de GED. Utilisez des scanners appropriés pour convertir les documents physiques en fichiers électroniques. Assurez-vous de suivre des bonnes pratiques de numérisation, telles que la qualité de numérisation et l’indexation correcte des fichiers.
• Organisez et indexez vos documents : Définissez une structure d’organisation logique pour vos documents électroniques. Utilisez des catégories, des dossiers et des sous-dossiers pour classer les documents de manière cohérente. Appliquez des métadonnées et des mots-clés pertinents pour faciliter la recherche et la récupération ultérieures.
• Définissez les politiques et les autorisations d’accès : Établissez des politiques de gestion des documents pour définir qui peut accéder, modifier, supprimer ou partager les documents. Définissez des autorisations d’accès appropriées en fonction des rôles et des responsabilités des utilisateurs.
• Intégrez le système de GED à vos processus métier : Identifiez les points d’intégration avec vos flux de travail existants. Assurez-vous que le système de GED s’intègre aux autres systèmes et applications utilisés dans votre entreprise, tels que les logiciels de gestion d’entreprise (ERP), les clients de messagerie ou les solutions de CRM.
• Mettez en place des procédures de gestion du changement : La mise en place d’un nouveau système de GED peut entraîner des changements importants dans la façon dont les employés travaillent. Assurez-vous de communiquer clairement les avantages et les objectifs du système de GED, et fournissez une formation adéquate aux utilisateurs. Encouragez la participation et la collaboration de tous les membres de l’organisation pour faciliter l’adoption du système de GED.
• Effectuez des tests et des ajustements : Avant de déployer le système de GED à grande échelle, effectuez des tests approfondis pour vous assurer que tout fonctionne correctement. Identifiez les éventuels problèmes ou obstacles et apportez les ajustements nécessaires. Assurez-vous que le système de GED répond à vos besoins et aux attentes de vos utilisateurs.
• Déployez le système de GED : Une fois que vous avez terminé les tests et les ajustements, déployez le système de GED à l’ensemble de votre organisation. Veillez à communiquer clairement les changements aux utilisateurs et à les accompagner tout au long du processus de déploiement.
• Formez et soutenez les utilisateurs : Offrez une formation approfondie sur l’utilisation du système de GED à vos employés. Expliquez les fonctionnalités clés, les bonnes pratiques de gestion des documents et les procédures spécifiques. Fournissez également un support continu pour répondre aux questions et résoudre les problèmes éventuels.
• Surveillez et évaluez les performances : Une fois le système de GED en place, surveillez régulièrement son utilisation et ses performances. Évaluez les résultats par rapport aux objectifs initialement fixés. Identifiez les domaines qui nécessitent des améliorations supplémentaires et effectuez les ajustements nécessaires.
• Maintenez et améliorez le système de GED : Un système de GED nécessite une maintenance continue pour assurer son bon fonctionnement. Effectuez des mises à jour régulières du logiciel, effectuez des sauvegardes des données et assurez-vous de suivre les meilleures pratiques en matière de sécurité. Continuez à écouter les commentaires des utilisateurs et à apporter des améliorations pour optimiser le système de GED au fil du temps.

La mise en place d’un système de GED demande du temps, de la planification et de la collaboration entre les différentes parties prenantes de l’organisation. En suivant ces étapes, vous serez sur la voie de la gestion efficace de vos documents électroniques, ce qui permettra d’améliorer la productivité, la collaboration et la conformité au sein de votre entreprise.

Quels sont les inconvénients de la GED ?

Bien que la Gestion Électronique de Documents (GED) présente de nombreux avantages, il est important de prendre en compte certains inconvénients potentiels avant de mettre en place un système de GED. Voici quelques-uns des inconvénients couramment associés à la GED :

• Coût initial : La mise en place d’un système de GED peut représenter un investissement financier important. Les coûts comprennent l’achat de logiciels, l’infrastructure matérielle, les licences, la formation des utilisateurs et la migration des documents existants vers le système de GED. Les petites entreprises peuvent trouver ces coûts prohibitifs, en particulier si elles disposent de ressources limitées.
• Complexité technique : La mise en place et la gestion d’un système de GED peuvent être complexes du point de vue technique. Cela peut nécessiter l’implication d’experts en informatique ou l’embauche de consultants spécialisés pour la configuration, l’intégration et la maintenance du système de GED. Les entreprises doivent être prêtes à consacrer du temps et des ressources pour gérer efficacement le système de GED.
• Résistance au changement : L’introduction d’un système de GED peut rencontrer une résistance de la part des employés qui sont habitués à des processus de gestion documentaire traditionnels. Certains employés peuvent être réticents à adopter de nouvelles technologies ou à modifier leurs méthodes de travail. Il est essentiel de fournir une formation adéquate et de communiquer les avantages du système de GED pour surmonter cette résistance.
• Complexité de la migration des données : Si vous avez déjà une quantité importante de documents papier ou des fichiers électroniques dispersés dans différents systèmes, la migration de ces données vers le système de GED peut être un défi. La numérisation et l’indexation des documents existants peuvent être chronophages, nécessitant des efforts supplémentaires pour assurer l’intégrité et l’exactitude des données migrées.
• Dépendance à la technologie : L’utilisation d’un système de GED signifie que votre entreprise devient dépendante de la technologie. Des pannes de système, des pannes de serveur ou des problèmes de connectivité Internet peuvent affecter la disponibilité et l’accès aux documents critiques. Il est essentiel de mettre en place des mesures de sauvegarde et de continuité d’activité pour atténuer ces risques.
• Dépendance à l’électricité et aux technologies : Les systèmes de GED sont alimentés par l’électricité et dépendent des technologies informatiques. En cas de panne de courant ou de défaillance du matériel, l’accès aux documents peut être temporairement compromis. Il est important d’avoir des mesures de sauvegarde en place et une stratégie de continuité des affaires pour faire face à ces situations.
• Gestion du changement organisationnel : La mise en place d’un système de GED implique un changement organisationnel significatif. Les processus et les méthodes de travail doivent être revus et adaptés pour tirer pleinement parti du système de GED. Cela peut nécessiter un ajustement de la culture organisationnelle et une gestion efficace du changement pour assurer une transition fluide.
• Gestion des métadonnées et de l’indexation : Une GED efficace repose sur une bonne organisation des documents à l’aide de métadonnées et d’indexations appropriées. Cela nécessite une attention méticuleuse pour définir des schémas de métadonnées cohérents et mettre en place des processus rigoureux d’indexation. Une mauvaise gestion des métadonnées peut rendre difficile la recherche et la récupération des documents.

Malgré ces inconvénients, la mise en place d’un système de GED peut apporter de nombreux avantages, tels que l’amélioration de l’efficacité opérationnelle, la réduction des coûts liés au stockage et à la gestion des documents physiques, la facilitation de la collaboration et la conformité réglementaire. Il est important d’évaluer attentivement les avantages et les inconvénients par rapport aux besoins spécifiques de votre organisation avant de prendre une décision quant à la mise en place d’un système de GED.

Conclusion

Choisir le bon logiciel de GED est essentiel pour une gestion efficace des documents au sein de votre entreprise. En évaluant vos besoins spécifiques, en tenant compte des fonctionnalités essentielles, de la convivialité, de la compatibilité, de la sécurité, de l’évolutivité, de la réputation du fournisseur et du coût total de possession, vous pourrez prendre une décision éclairée. Prenez le temps de tester différentes solutions, de demander des démonstrations et de consulter les avis des utilisateurs avant de faire votre choix final.

Une mise en place réussie d’un logiciel de GED contribuera à améliorer l’efficacité opérationnelle, à réduire les coûts de gestion des documents et à faciliter la collaboration au sein de votre organisation.