Comment créer une base de données dans Excel

Cet article explique comment créer une base de données dans Excel pour Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel pour Mac, Excel pour Android et Excel Online.

Saisir les données

Le format de base pour stocker des données dans une base de données Excel est un tableau. Une fois qu’un tableau a été créé, utilisez les outils de données d’Excel pour rechercher, trier et filtrer les enregistrements de la base de données afin de trouver des informations spécifiques.

Pour suivre ce tutoriel, saisissez les données telles qu’elles sont présentées dans l’image ci-dessus.
Saisissez rapidement les identifiants des étudiants

Saisissez les deux premiers ID, ST348-245 et ST348-246, dans les cellules A5 et A6, respectivement.
Mettez les deux ID en surbrillance pour les sélectionner.
Faites glisser la poignée de remplissage vers la cellule A13.

Les autres ID d’étudiants sont correctement saisis dans les cellules A6 à A13.

Saisir correctement les données

Lorsque vous saisissez les données, il est important de vous assurer qu’elles sont correctement saisies. À l’exception de la ligne 2 située entre le titre de la feuille de calcul et les en-têtes de colonne, ne laissez aucune autre ligne vide lorsque vous saisissez vos données. Veillez également à ne pas laisser de cellules vides.

Les erreurs de données dues à une saisie incorrecte sont la source de nombreux problèmes liés à la gestion des données. Si les données sont saisies correctement au départ, le programme a plus de chances de vous donner les résultats que vous souhaitez.

COMMENT CRÉER UN TABLEAU DE DONNÉES POUR UNE ANALYSE D’HYPOTHÈSES DANS EXCEL ?

Les rangées sont des enregistrements

Chaque ligne de données dans une base de données est appelée un enregistrement. Lorsque vous saisissez des enregistrements, gardez ces directives à l’esprit :

Ne laissez pas de lignes vides dans le tableau. Cela signifie notamment qu'il ne faut pas laisser de ligne vide entre les titres des colonnes et la première ligne de données.
Un enregistrement doit contenir des données sur un seul élément spécifique.
Un enregistrement doit également contenir toutes les données de la base de données concernant cet élément. Il ne peut pas y avoir d'informations sur un élément dans plus d'une ligne.

Les colonnes sont des champs

Alors que les lignes d’une base de données Excel sont appelées enregistrements, les colonnes sont appelées champs. Chaque colonne a besoin d’un titre pour identifier les données qu’elle contient. Ces en-têtes sont appelés noms de champs.

Les noms de champs sont utilisés pour garantir que les données de chaque enregistrement sont saisies dans le même ordre.
Les données d'une colonne doivent être saisies dans le même format. Si vous commencez à saisir des nombres sous forme de chiffres (comme 10 ou 20), continuez ainsi. Ne changez pas en cours de route et ne commencez pas à saisir les chiffres sous forme de mots (comme dix ou vingt). Soyez cohérent.
Le tableau ne doit pas contenir de colonnes vides.

Créer le tableau

Une fois que les données ont été saisies, elles peuvent être converties en tableau. Pour convertir des données en tableau :

• Mettez en surbrillance les cellules A3 à E13 de la feuille de calcul.
• Sélectionnez l’onglet Accueil.
• Sélectionnez Format as Table pour ouvrir le menu déroulant.
• Choisissez l’option bleue Style de tableau moyen 9 pour ouvrir la boîte de dialogue Format as Table.
• Lorsque la boîte de dialogue est ouverte, les cellules A3 à E13 de la feuille de calcul sont entourées d’une ligne pointillée.
• Si la ligne pointillée entoure la bonne plage de cellules, sélectionnez OK dans la boîte de dialogue Format as Table.
• Si la ligne pointillée n’entoure pas la plage correcte de cellules, mettez en surbrillance la plage correcte dans la feuille de calcul, puis sélectionnez OK dans la boîte de dialogue Format as Table.

Des flèches déroulantes sont ajoutées en regard de chaque nom de champ, et les lignes du tableau sont formatées en alternance en bleu clair et bleu foncé.

Utiliser les outils de la base de données

Une fois que vous avez créé la base de données, utilisez les outils situés sous les flèches déroulantes à côté de chaque nom de champ pour trier ou filtrer vos données.

Trier les données

Sélectionnez la flèche déroulante située à côté du champ Nom de famille.
Sélectionnez Trier de A à Z pour trier la base de données par ordre alphabétique.
Une fois trié, Graham J. est le premier enregistrement du tableau, et Wilson R. le dernier.

Filtrer les données

Sélectionnez la flèche déroulante située à côté du champ Programme.
Cochez la case située à côté de Tout sélectionner pour effacer toutes les cases à cocher.
Cochez la case à côté de Business pour ajouter une coche à la case.
Sélectionnez OK.
Seuls deux étudiants, G. Thompson et F. Smith, sont visibles car ce sont les deux seuls étudiants inscrits au programme de commerce.
Pour afficher tous les enregistrements, sélectionnez la flèche déroulante à côté du champ Programme et sélectionnez Effacer le filtre de "Programme".

Étendre la base de données

Pour ajouter des enregistrements supplémentaires à votre base de données :
Placez le pointeur de votre souris sur le petit point situé dans le coin inférieur droit du tableau.
Le pointeur de la souris se transforme en une flèche à deux têtes.
Maintenez le bouton droit de la souris enfoncé et faites glisser le pointeur vers le bas pour ajouter une ligne vide au bas de la base de données.

Ajoutez les données suivantes à cette nouvelle ligne :

• Cellule A14 : ST348-255
• Cellule B14 : Christopher
• Cellule C14 : A.
• Cellule D14 : 22
• Cellule E14 : Science

Terminer le formatage de la base de données

Mettez en surbrillance les cellules A1 à E1 de la feuille de calcul.
Sélectionnez Accueil.
Sélectionnez Fusionner et Centrer pour centrer le titre.
Sélectionnez Couleur de remplissage pour ouvrir la liste déroulante Couleur de remplissage.
Choisissez Bleu, Accent 1 dans la liste pour changer la couleur d'arrière-plan des cellules A1 à E1 en bleu foncé.
Sélectionnez Couleur de police pour ouvrir la liste déroulante Couleur de police.
Choisissez Blanc dans la liste pour changer la couleur du texte dans les cellules A1 à E1 en blanc.
Mettez en surbrillance les cellules A2 à E2 de la feuille de calcul.
Sélectionnez Couleur de remplissage pour ouvrir la liste déroulante Couleur de remplissage.
Choisissez Bleu, Accent 1, Briquet 80 dans la liste pour changer la couleur d'arrière-plan des cellules A2 à E2 en bleu clair.
Mettez en surbrillance les cellules A4 à E14 de la feuille de calcul.
Sélectionnez Centrer pour centrer aligner le texte dans les cellules A14 à E14.

Fonctions de Base De Données

Syntaxe: Dfunction(Database_arr, Field_str / num, Criteria_arr)

Où Dfonction est l’une des suivantes:

• MOYENNE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• PRODUIT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

Type: Base de données

Les fonctions de base de données sont pratiques lorsque Google Sheets est utilisé pour gérer des données structurées, comme une base de données. Chaque fonction de base de données, Dfunction, calcule la fonction correspondante sur un sous-ensemble d’une plage de cellules considérée comme une table de base de données. Les fonctions de base de données prennent trois arguments:

Database_arr est une plage, un tableau incorporé ou un tableau généré par une expression de tableau. Il est structuré de manière à ce que chaque ligne après la ligne 1 soit un enregistrement de base de données et que chaque colonne soit un champ de base de données. La ligne 1 contient les étiquettes de chaque champ.
Field_str / num indique quelle colonne (champ) contient les valeurs à moyenner. Cela peut être exprimé sous la forme du nom du champ (chaîne de texte) ou du numéro de colonne, la colonne la plus à gauche étant représentée par 1.
Criteria_arr est une plage, un tableau incorporé ou un tableau généré par une expression de tableau. Il est structuré de telle sorte que la première ligne contienne le(s) nom (s) de champ auquel(s) le (s) critère (s) sera (seront) appliqué (s), et les lignes suivantes contiennent le (s) test (s) conditionnel (s).

La première ligne des Critères spécifie les noms des champs. Une ligne sur deux dans Criteria représente un filtre, un ensemble de restrictions sur les champs correspondants. Les restrictions sont décrites à l’aide de la notation Requête par exemple et incluent une valeur à faire correspondre ou un opérateur de comparaison suivi d’une valeur de comparaison. Voici des exemples de restrictions: « Chocolat », « 42 », « >= 42 », et « <> 42 ». Une cellule vide signifie aucune restriction sur le champ correspondant.

Un filtre correspond à une ligne de base de données si toutes les restrictions de filtre (les restrictions de la ligne du filtre) sont remplies. Une ligne de base de données (un enregistrement) satisfait aux critères si au moins un filtre lui correspond. Un nom de champ peut apparaître plusieurs fois dans la plage de critères pour autoriser plusieurs restrictions qui s’appliquent simultanément (par exemple, température >= 65 et température <= 82).

DGET est la seule fonction de base de données qui n’agrège pas les valeurs. DGET renvoie la valeur du champ spécifié dans le deuxième argument (de la même manière qu’un VLOOKUP) uniquement lorsqu’un enregistrement correspond exactement aux critères; sinon, il renvoie une erreur indiquant aucune correspondance ou plusieurs correspondances.