La fusion de courrier est un outil de Microsoft Word qui vous permet de modifier facilement une partie d’un document avec des éléments de données uniques.
Comment fonctionne la fusion de courrier ?
La fusion de courrier fonctionne en reliant une base de données à votre document. La base de données contient les éléments uniques (Sue, Jack, Peggy, etc.) et le document est une lettre, une facture, un jeu d’étiquettes ou un autre fichier.
La fusion de courrier vous permet d’économiser du temps et des efforts car elle automatise le processus de saisie d’un élément unique de données dans un document. Par exemple, disons que vous voulez écrire une lettre de vacances et l’envoyer à 20 personnes. Vous pouvez écrire la lettre et créer une fusion de courrier pour l’imprimer avec 20 salutations différentes (Chère Sue, Cher Jack, Chère Peggy, etc.).
COMMENT CENTRER LE TEXTE DANS UN TABLEAU MICROSOFT WORD
Utilisations de la fusion de courrier
Vous pouvez utiliser la fusion de courrier pour créer tout type de document imprimé, ainsi que des documents électroniques. Voici quelques exemples de types de documents :
Catalogues
Inventaires
Factures
Étiquettes
Enveloppes
Et, bien sûr, les lettresEn plus de vous faire gagner du temps, la fusion de courrier peut renforcer l’efficacité des documents que vous créez. Par exemple, en personnalisant les lettres avec des noms spécifiques ou d’autres éléments, vous présentez une image soignée et personnelle.
Anatomie d’une fusion de courrier
Comme indiqué plus haut, la fusion de courrier se compose de deux parties principales : le document et la source de données ou la base de données. Word simplifie votre travail en vous permettant d’utiliser d’autres applications Office telles qu’Excel ou Outlook comme sources de données.
Si vous disposez de la suite Office complète, il est facile et pratique d’utiliser l’une de ces applications comme source de données. Par exemple, vous pouvez utiliser des contacts que vous avez déjà saisis dans Outlook, ce qui vous évite d’avoir à les saisir à nouveau dans Word. Une feuille de calcul Excel existante vous donne encore plus de flexibilité avec vos données.
Si vous ne disposez que de Word, vous pouvez toujours utiliser la fonction de fusion de courrier. Word a la possibilité de créer sa propre source de données entièrement personnalisable.
Configuration d’une fusion de courrier
Une fusion de courrier peut sembler compliquée et complexe. Cependant, Word simplifie la configuration pour les utilisations courantes grâce à des assistants qui vous guident tout au long du processus de liaison de votre document à une base de données.
En général, vous pouvez réaliser l’ensemble du processus en moins de 10 étapes, y compris la recherche et la correction des erreurs. C’est moins que ce qu’il vous faudrait pour préparer votre document manuellement, et avec beaucoup moins de temps et de tracas.