Un message électronique d’absence du bureau (également appelé message OOO) est une réponse automatisée qui informe immédiatement les expéditeurs que vous êtes actuellement absent de votre espace de travail et que vous ne pourrez pas lire ou répondre aux messages électroniques aussi rapidement que d’habitude. Ce message est envoyé en réponse automatique à tout message entrant dans votre boîte de réception.
Le courrier électronique est une forme primaire de communication sur le lieu de travail, tant pour les collègues que pour les clients. Si vous ne pouvez pas répondre aux messages électroniques parce que vous êtes en congé, que vous assistez à un événement professionnel ou que vous êtes loin de votre ordinateur pour toute autre raison, il est important de configurer un message d’absence du bureau. Lorsque les gens envoient des courriels, ils s’attendent souvent à recevoir une réponse rapide. La création d’un message d’absence du bureau permet de tenir les gens informés et de les préparer à la façon de procéder en votre absence.
Quand dois-je utiliser un message d’absence du bureau ?
L’étiquette veut que vous configuriez une réponse d’absence du bureau chaque fois que vous ne pouvez pas consulter vos courriels pendant les heures de travail normales. Que vous partiez en vacances pour plusieurs semaines ou que vous soyez simplement occupé pour la journée en participant à une réunion hors site ou à un événement industriel, un message d’absence du bureau est approprié.
Même si vous avez déjà annoncé que vous ne serez pas au bureau, les gens sont occupés et peuvent oublier que vous n’êtes pas disponible. Une réponse automatisée peut servir de rappel utile à toute personne cherchant à vous joindre pendant votre absence. Elle peut également être bénéfique pour vous, car elle vous permet de vous concentrer pleinement sur ce qui vous a éloigné de votre lieu de travail.
Un courriel d’absence du bureau bien rédigé accomplit les tâches suivantes :
Il fournit des instructions afin que les collègues ou les clients n'attendent pas que vous répondiez à une question ou à une préoccupation urgente.
Il permet aux clients ou à tout autre contact extérieur de savoir que vous n'ignorez pas leurs messages.
Il établit des attentes claires quant au moment où vous serez en mesure de répondre.C’est également une bonne idée de créer un message OOO sur votre compte de messagerie personnel, surtout si vous êtes en pleine recherche d’emploi et que vous attendez des réponses d’employeurs. Sans message automatique, les employeurs peuvent supposer que votre absence de réponse signifie que vous n’êtes plus intéressé par l’opportunité.
Que dois-je inclure dans ma réponse hors bureau ?
Les courriels d’OOO les plus efficaces comprennent les éléments suivants :
Une salutation amicale et professionnelle
la durée de votre absence
Quand l'expéditeur peut s'attendre à une réponse
Qui contacter en cas d'urgence
Des instructions pour les tâches que vous effectuez habituellement
la raison de votre absence (facultatif).Examinons de plus près chacun de ces éléments de l’e-mail d’absence du bureau pour vous y référer lorsque vous rédigerez le vôtre :
Une salutation amicale et professionnelle
Incluez toujours un message d’accueil, comme vous le feriez pour tout autre message électronique. Par exemple, vous pouvez commencer par quelque chose comme :
Bonjour ! Merci pour votre message.
Combien de temps vous serez absent
Soyez aussi précis que possible pour vous assurer que l’expéditeur comprend clairement combien de temps vous serez indisponible. Par exemple :
Je serai absent du bureau et ne pourrai pas consulter mes e-mails toute la journée du lundi 8 octobre et du mardi 9 octobre.
Quand l’expéditeur peut s’attendre à une réponse
Donnez à l’expéditeur des attentes claires quant à vos projets à votre retour. Si vous vous absentez pour une longue période et que vous prévoyez de revenir avec des centaines de messages, vous pouvez ajouter une formulation pour vous assurer que l’expéditeur ne s’attend pas à avoir de vos nouvelles immédiatement après votre retour. Par exemple :
Je reviendrai le 10 octobre et je répondrai aux courriels aussi rapidement que possible, dans l’ordre dans lequel ils ont été reçus.
Qui contacter en cas d’urgence
Si le message de votre expéditeur est urgent, il peut ne pas être en mesure d’attendre votre retour pour agir. Indiquez toujours les coordonnées d’un responsable ou d’un collègue qui se sent à l’aise pour traiter toute correspondance d’urgence en votre absence. Par exemple :
Si ce message est une urgence, veuillez contacter ma collègue gestionnaire de compte, Anna Smith, à l’adresse [email protected] ou au numéro 512-555-1234.
Donnez des instructions pour les tâches que vous effectuez couramment
S’il y a une certaine tâche, un rapport ou une réponse que vous devrez fournir de manière récurrente, y compris des informations sur l’endroit où le destinataire peut obtenir ses informations. Vous pouvez décider de déléguer cette tâche à un collègue ou à un responsable, ou faire savoir à la personne qui vous contacte que vous effectuerez cette tâche un certain jour, lorsque vous serez en mesure de le faire. Par exemple :
Si vous souhaitez obtenir des informations sur le rapport d’inventaire de cette semaine, veuillez vous adresser à mon collègue à l’adresse [email protected].
La raison de votre absence (facultatif)
Il peut parfois être utile d’indiquer la raison de votre absence du bureau afin d’établir des attentes appropriées. Par exemple, si vous travaillez toujours mais que vous êtes en voyage d’affaires à l’étranger, il se peut que vous ne puissiez pas accéder à votre courrier électronique pendant les mêmes heures de travail. Par exemple :
Je suis actuellement en voyage d’affaires à l’étranger. Veuillez vous attendre à un retard dans les réponses car ma connexion Internet peut être irrégulière.