Le courrier électronique est l’une des principales formes de communication lors de la recherche d’emploi et sur le lieu de travail. S’il est important de bien composer chaque partie de votre message, une fin d’e-mail bien construite (la dernière ligne de votre e-mail et votre signature) est essentielle pour laisser au lecteur une impression positive.
Rédiger des e-mails clairs et professionnels peut contribuer à vous positionner positivement dans votre carrière auprès de vos collègues, des personnes de votre réseau ou d’employeurs potentiels. Pour vous aider à atteindre cet objectif, voici quelques informations sur la façon de terminer un courriel, les éléments que vous devez inclure et plusieurs exemples utiles.
Pourquoi la conclusion d’un courriel est importante
La conclusion d’un message électronique est la dernière chose que votre public lit après avoir terminé votre message et peut être le facteur déterminant de la rapidité de sa réponse – ou de sa réponse tout court.
Imaginez que vous rencontriez un nouveau contact commercial lors d’un événement industriel. Une fois la conversation terminée, vous ne vous tourneriez pas vers lui sans rien dire. Cela serait impoli, laisserait une mauvaise impression et empêcherait probablement toute discussion future. Au lieu de cela, vous diriez probablement quelque chose comme :
« J’ai été ravi de vous rencontrer ! Veuillez prendre une de mes cartes. J’espère avoir de vos nouvelles bientôt ! »
Considérez la clôture de votre courriel comme la fin d’une conversation. En utilisant un langage amical, poli et professionnel avec un appel à l’action clair, vous avez plus de chances d’obtenir une réponse positive.
Conseils pour créer une fin d’e-mail professionnelle
Voici quelques éléments à garder à l’esprit lorsque vous rédigez vos conclusions d’e-mails :
Utilisez votre nom complet. Incluez toujours votre prénom et votre nom dans votre conclusion, surtout dans les premières correspondances. De cette façon, votre destinataire connaît clairement votre identité et risque moins de vous confondre avec d'autres contacts qui portent le même prénom.
Soyez professionnel. Utilisez les indices du contexte pour déterminer le ton approprié à utiliser dans votre conclusion. Si vous envoyez un message à une personne que vous n'avez jamais rencontrée, gardez un ton professionnel en évitant les formules de conclusion désinvoltes comme "Chat soon !". Si vous avez échangé plusieurs e-mails et que vous pensez qu'une conclusion plus décontractée serait plus appropriée, n'hésitez pas à adopter le même ton que votre interlocuteur. Si vous n'êtes pas sûr, il est toujours préférable de privilégier le côté professionnel.
Décidez si une conclusion est appropriée. Si vous avez échangé plusieurs courriels avec une personne, il peut être tentant de ne pas conclure. Dans ce cas, il est bon de réfléchir avant d'inclure une conclusion dans votre message. Même si vos conversations sont devenues plus décontractées, la conclusion d'un courriel témoigne toujours de l'attention portée aux détails et du professionnalisme. En outre, le destinataire peut transférer votre courriel à d'autres personnes de l'organisation qui n'ont peut-être pas communiqué avec vous auparavant. Une conclusion réfléchie leur laissera une impression favorable et rendra la communication claire et facile à suivre.
Que faut-il inclure dans la conclusion de vos courriels ?
Il y a quelques éléments à prendre en compte lors de la rédaction de votre conclusion d’e-mail. Voici ce que vous devrez inclure :
- Une ligne de conclusion
La dernière ligne de votre e-mail doit non seulement exprimer votre gratitude envers le destinataire pour avoir lu votre message, mais aussi inclure un appel à l’action ou une déclaration qui incitera le destinataire à répondre ou montrera que vous anticipez une réponse. Par exemple, une ligne de conclusion pourrait ressembler à ceci :
Merci d’avoir pris le temps d’examiner mon CV et mes références professionnelles. J’espère avoir bientôt de vos nouvelles !
Je vous prie d’agréer, Madame, l’expression de mes sentiments distingués,
Beth McKain
- Votre nom complet
Utilisez votre prénom et votre nom de famille dans votre signature de courriel pour éviter toute confusion et faire en sorte qu’on se souvienne de vous. En utilisant votre nom complet dans votre signature d’e-mail, votre CV, votre lettre de motivation et tout autre document que vous partagez, vos chances d’obtenir une réponse devraient augmenter.
- Votre titre professionnel
Vous ne devez pas nécessairement utiliser le titre de votre poste actuel (par exemple, directeur de compte chez ABC), mais il peut être utile d’inclure un titre qui illustre ce que vous faites. Par exemple,
Jean Dupond
Directeur des ventes
- Informations de contact
Même si la personne qui reçoit votre message a déjà votre adresse électronique, il est important d’inclure d’autres moyens de communication, comme votre numéro de téléphone direct.
Phrases à utiliser et à éviter dans les clôtures d’e-mails professionnels
Si certaines phrases de clôture plus décontractées peuvent convenir lorsque vous travaillez déjà dans une entreprise et que vous échangez des communications avec vos collègues, vous devez vous assurer que les phrases que vous utilisez pendant le processus d’embauche sont plus professionnelles.
Exemples de conclusions d’e-mails professionnels
Voici quelques-unes des façons les plus courantes de conclure un courriel professionnel :
Best
Sincèrement
Salutations
Bien à vous
Je vous remercie
Chaleureux souhaits
Avec gratitude
Merci beaucoup
RespectueusementExemples de conclusions d’e-mails à éviter
Voici quelques phrases de clôture d’e-mails que vous devriez éviter dans les environnements professionnels :
Votre ami
Cheers
Paix
Merci beaucoup
A bientôt
Bien à vous5 façons de terminer un courriel (avec des exemples)
Voici cinq exemples de la façon de terminer un courriel, en fonction de l’étape à laquelle vous vous trouvez dans le processus d’embauche.
Lorsque vous postulez à un emploi :
Merci d’avoir pensé à moi pour ce poste. J’ai hâte d’avoir de vos nouvelles !
Sincèrement,
Mohammad RAIN
Professionnel de la vente expérimenté
123-555-4588
Après avoir effectué une enquête téléphonique :
J’ai joint mon portfolio pour votre examen. Veuillez me faire savoir si vous avez besoin de quelque chose d’autre.
Salutations chaleureuses,
Erica GARDO
Web Designer & Illustrateur
456-555-1288
Lorsque vous répondez à une demande de réunion :
J’ai hâte de vous rencontrer lundi prochain.
Merci,
Jeff Rick
Professionnel du marketing des médias sociaux
www.portfoliowebsite.com
789-555-4588
Après avoir passé un entretien :
J’attends avec impatience la prochaine étape du processus.
Bonne chance,
Anika Patt
Ingénieur logiciel complet
www.websitenamehere.com
111-555-6788
Lorsque vous acceptez une offre d’emploi :
J’ai hâte de discuter des détails et des prochaines étapes !
Avec gratitude,
Yung Leenn
Professionnelle de la finance expérimentée
678-555-6788
Le fait d’afficher une apparence soignée dans la fin de votre courriel contribuera à renforcer une impression positive et permettra aux destinataires de comprendre que vous êtes fier de la façon dont vous vous présentez dans des situations professionnelles. En appliquant ces conseils et en utilisant ces exemples pour rédiger la fin de votre courriel, vous pouvez vous assurer que votre message reflète votre compétence, votre souci du détail et votre professionnalisme.
Bonjour,
Vous avez travaillé pour que votre e-mail soit clair et vous avez soigneusement édité pour rationaliser votre écriture. Le corps de votre message est peut-être parfait, mais tout peut basculer si vous n’utilisez pas la bonne signature. Il ne s’agit que d’un mot ou d’une courte phrase, suivi de votre signature, et pourtant, trouver le bon ton pour clore votre message demande souvent une quantité surprenante de réflexion et de finesse.
Lorsque vous vous demandez comment terminer un message électronique, il est préférable de tenir compte du contexte. Ce qui fonctionne pour un ami ou un collègue proche ne fonctionnera pas dans une correspondance strictement professionnelle avec une connaissance éloignée ou une personne que vous n’avez jamais rencontrée auparavant. Voici un récapitulatif de certains des paramètres de messagerie les plus courants et des formules de signature éprouvées qui fonctionnent le mieux dans chaque cas.
Neuf signatures d’e-mails qui n’échouent jamais
Clôtures d’e-mails pour les affaires formelles
1. Salutations
Oui, c’est un peu vieillot, mais il fonctionne dans les e-mails professionnels précisément parce qu’il n’a rien d’inattendu ou de remarquable.
2. Sincèrement
Vous écrivez une lettre de motivation ? La formule « Sincèrement » donne le bon ton pour une correspondance formelle. Gardez à l’esprit qu’il risque de paraître guindé dans les courriers électroniques professionnels plus décontractés.
3. Meilleurs vœux
Un bon mélange d’amabilité et de formalité fait de cette formule une valeur sûre, mais soyez conscient de son côté carte de vœux et ne l’utilisez que si elle correspond bien au ton de votre message.
Clôtures d’e-mails pour des affaires amicales
4. Cheers
Selon une étude récente de l’application de messagerie Boomerang, le « cheers » est la formule de conclusion la plus susceptible d’obtenir une réponse par courrier électronique (autre qu’un remerciement). Cela fonctionne bien si votre e-mail est amical et conversationnel, mais, à moins que vous ne soyez réellement britannique ou australien, cela peut sembler affecté dans des contextes plus formels. À la vôtre, mon ami !
5. Best
Best transmet les meilleurs vœux de manière joyeuse et lapidaire. Si vous recevez beaucoup d’e-mails, vous savez que presque tout le monde utilise cette formule. Cette familiarité la rend transparente, de la même manière que les salutations sont transparentes dans les e-mails plus formels. L’inconvénient est qu’elle peut être sûre et ennuyeuse, surtout si vous souhaitez que votre message soit dynamique et attire l’attention.
6. Comme toujours
C’est un bon choix pour les personnes avec lesquelles vous avez établi une relation de travail continue. Il rassure votre interlocuteur sur le fait que les choses n’ont jamais été aussi bonnes entre vous.
Clôtures d’e-mail pour la gratitude et les demandes
7. Merci d’avance
Selon l’étude de Boomerang, les e-mails contenant des remerciements à l’avance ont le taux de réponse le plus élevé. Cela s’explique peut-être par le fait que cette formule exprime de la gratitude, mais aussi une attente : vous dites que vous serez reconnaissant lorsque (et non pas si) la personne à qui vous envoyez un e-mail répondra à votre demande. Dans des circonstances plus formelles, remercier quelqu’un à l’avance peut sembler trop exigeant, alors faites attention à la manière dont vous l’utilisez.
8. Remerciements
Un simple merci est également un choix judicieux lorsque vous souhaitez exprimer votre gratitude. Mais, tout comme les remerciements à l’avance, il peut donner l’impression que vous attendez quelque chose. Gardez-le pour les cas où vous voulez vraiment dire : « J’attends de vous que vous fassiez ceci ».
9. J’apprécie votre [aide, votre contribution, vos commentaires, etc.]
Il n’y a jamais vraiment de mauvais moment pour exprimer son appréciation lorsque quelqu’un vous a aidé.